ПО для автоматизации работы со сметной документацией обладает целым рядом преимуществ, в числе которых:
- Снижение трудозатрат инженеров-сметчиков (по поиску нормативов, расценок, иной необходимой информации, производству расчетов и т. д.).
- Возможность подготовки на основании сметных расчетов документов для передачи в уполномоченные органы, руководству и клиентам.
- Минимизация числа ошибок, допускаемых при подготовке сметной и иной документации.
- Возможность анализа сметной документации (к примеру, в целях определения важных позиций и расценок).
- Автоматизация экспертизы сметной документации и актов выполненных работ.
- Возможность в электронном виде производить между партнерами и сотрудниками обмен результатами, полученными при производстве сметных расчетов.
- Контроль за списанием материальных ресурсов.
- Возможность подготовки сметной документации в условиях действия разнообразных расценок и нормативов.
- Возможность оперативного обновления баз, нормативов и справочников, что крайне важно, т. к. данные постоянно претерпевают изменения и в разных регионах страны цены отличаются.
- Эффективное применение имеющегося опыта.
- Возможность интеграции с иными компонентами информационной системы компании (системами планирования, проектирования, бухучета и т. д.).
В методике определения стоимости строительных продуктов в РФ, которая была разработана Госстроем, рекомендуется отдать преимущество вычислительной технике при подготовке сметной документации. По причине существенных трудозатрат сметного дела, необходимости постоянного взаимодействия с базами расценок, работ, нормативов, программное обеспечение для работы со сметной документацией является одним из основных компонентов информационной системы строительной компании.
Кроме рыночного программного обеспечения существует большое количество систем, разработка которых осуществляется для отдельно взятых строительных компаний. Подобные ПО имеют ряд преимуществ (учет специфики производства расчетов, плотное взаимодействие с другими составляющими информсистемы и т. д.). Однако чаще всего компании прибегают к программам массового применения, существующим на отечественном рынке.