Система делопроизводства в профессиональной деятельности руководителя сестринской службы

АКТУАЛЬНОСТЬ ПРОБЛЕМЫ

Эффективное функционирование любой медицинской организации невозможно без использования разнообразных форм документов. По мере роста мощности медицинской организации, усложнения ее функций и требований к результатам деятельности неизбежно увеличивается объем циркулирующей документной информации. В среднем в каждой медицинской организации находится в обращении более 300 наименований учетно-оперативной и отчетной документации.

В процессе деятельности каждой медицинской организации документы выполняют различные функции. Документ является основанием для принятия управленческих решений, служит свидетельством исполнения принятого решения, обеспечивает закрепление во времени и передачу по вертикальным и горизонтальным связям определенных фактов, источников для обобщения, является материалом для наведения справок. С целью обеспечения регулирования документопотока существуют документные государственные стандарты, общероссийские классификаторы и унифицированные системы документации. Эти и другие нормативы призваны стабилизировать документооборот, создать оптимальную технологию ведения делопроизводства в организации.

Цель исследования — определение уровня знаний и навыков руководителей сестринских служб по оформлению документов, сопровождающих организацию сестринской практики.

МАТЕРИАЛЫ И МЕТОДЫ

В процессе научной работы использовались социологические и статистические методы исследования. Объектом исследования стала группа респондентов — руководителей сестринских служб медицинской организации.

РЕЗУЛЬТАТЫ ИССЛЕДОВАНИЯ

На первом этапе исследования был проведен анализ использования действующих стандартов при оформлении основной документации. Данный анализ проводился на основании изучения существующей документации отделов и структурных подразделений медицинской организации. Для анализа было отобрано 11 образцов различных видов документов, таких как:

• организационные документы (штатное расписание, договор, должностная инструкция, положение);

• плановые документы (планы работы);

• распорядительные документы (приказы);

• справочно-информационные документы (письма, акты, протоколы, справки, ходатайства).

В процессе изучения данных документов выяснилось, что:

• «Штатное расписание», «План», «Протокол», «Справка», «Ходатайство», «Договор» по оформлению полностью соответствуют нормативам;

• обязательные реквизиты документа «Должностная инструкция» присутствуют на 91 % документов и в 9 % случаев у документа отсутствует реквизит «наименование организации —автора документа»;

• при составлении документа «Положение» допущены такие ошибки, как отсутствие наименования организации — автора документа, места издания (города), даты и номера документа; правильно оформлены только 60 % документов;

• в документе «Приказ» нарушен порядок построения распорядительных пунктов, например вместо правильных «исполнитель — действие — срок» указаны «действие — срок — исполнитель»; неверно оформленных документов — 11 %;

• при рассмотрении документа «Акт о получении наркотических бланков» выявлены следующие недочеты в оформлении у 36 % документов: не указаны такие реквизиты, как «наименование организации», «дата», «номер акта» и «место издания».

Проанализировав использование действующих стандартов при оформлении документации в структурных подразделениях медицинской организации были сделаны следующие выводы:

• из представленных одиннадцати образцов документов семь экземпляров (64 %) по оформлению полностью соответствуют ГОСТу;

• четыре вида документов (36 %) имеют в оформлении отклонения от типовой инструкции по делопроизводству или имеют недостатки в оформлении.

В целом оформление различных видов документов согласно ГОСТу составляет 64 %.

Вторым этапом исследования стало определение уровня специальных знаний по ведению документации руководителей сестринских служб по различным видам деятельности с использованием разработанной анкеты.

Все руководители сестринской службы (100 %) считают, что ведение документации является важным элементом их деятельности.

При выяснении уровня знаний нормативных актов, в соответствии с которыми ведется документация в поликлинике, 16 респондентов (66 %) указали только Типовую инструкцию по делопроизводству, 4 респондента (17 %) затруднились ответить на данный вопрос, правильно ответили только 4 специалиста (17 %), они указали ГОСТ и Типовую инструкцию по делопроизводству.

Несмотря на то что о существовании стандартов, используемых при оформлении документации, знают все (100 %) руководители, были выявлены недочеты и ошибки в оформлении документов.

Так, анализируя ответы на вопрос «что такое реквизиты документа?», мы выяснили, что 10 человек (42 %) понимают под реквизитами лишь название организации и наименование вида документа.

При выяснении, «на какие документы ставится гербовая печать учреждения?», 12 респондентов (50 %) указали приказ, договор и должностную инструкцию, 3 человека (12 %) — акт, 9 человек (38 %) считают, что гербовая печать ставится на все документы, содержащие подпись руководителя.

Отвечая на вопрос «считаете ли вы необходимым наличие в учреждении номенклатуры дел?», 23 руководителя сестринской службы (96 %) отметили, что существование номенклатуры дел в организации необходимо, 1 человек (4 %) не видит в этом никакой надобности.

Упорядоченное формирование документации необходимо, по мнению 10 руководителей сестринской службы (42 %), для четкой организации работы и быстрого поиска необходимой документации.

Спрашивая руководителей сестринского звена, «сколько видов документов находится у в обороте?», мы выяснили, что у 7 специалистов (29 %) находится в обороте 5–10 документов, у 8 респондентов (33 %) от 10 до 20 документов, а 9 человек (38 %) используют в своей работе больше 20 наименований документов.

О том, что существует «ненужная» документация, которую можно упразднить, думает 21 специалист (88 %), в то же время 3 руководителя (12 %) считают, что вся документация, используемая в работе, крайне необходима.

Определяя виды документации, используемой в работе руководителя сестринской службы, мы выяснили, что все виды документов, встречающиеся в рамках делопроизводства, используются всеми специалистами (100 %) — это плановые и распорядительные документы, организационные и справочно-информационные документы, а также различные отчетные документы. Мы попросили наших респондентов разложить документы по группам. Анализируя ответы, мы получили следующие результаты: дали абсолютно верный ответ, что акт — это справочно-информационный документ, 23 респондента (96 %), указали протокол — 22 человека (92 %), включили в этот перечень служебную записку 15 респондентов (63 %). Неправильно ответили на данный вопрос 6 сестер-руководителей (25 %), указав, что к данной группе документов относится отчет, 4 человека (17 %) отнесли в эту группу документов и приказ, что является также неверным решением. Только 14 сестер-руководителей (58 %) совершенно верно считают инструкцию организационным документом.

На вопрос «каково предназначение отчетных документов?» правильный ответ дали только 8 респондентов (33 %).

Перечисляя составляющие документов «План» и «Протокол», все руководители сестринских служб абсолютно верно назвали образующие элементы данного документа.

При выяснении ответа на вопрос «кем должен подписываться акт?» оказалось, что правильными знаниями владеет только 21 руководитель сестринского звена (88 %).

О том, «как называется документ, адресованный вышестоящему руководителю и информирующий его о сложной ситуации, выполненной работе, произошедшем событии?», знают 19 человек (79 %) и абсолютно верно считают, что это докладная записка.

Дали правильную информацию о предназначении должностной инструкции и перечислили все ее составляющие 20 специалистов (83 %).

При анализе перечисления обязательных реквизитов документа «Приказ» 100 % руководителей сестринского звена дали правильные ответы.

При выяснении, «какие документы, поступившие к руководителю сестринской службы, подлежат регистрации и учету?», правильный ответ «все документы» дали только 17 респондентов (71 %).

Все руководители сестринских служб (100 %) считают, что контроль руководителя подразделения за исполнением документов необходим всегда. При выяснении сроков снятия документов с контроля мнения респондентов распределились следующим образом: 8 человек (33 %) считают, что документ снимается с контроля только после письменного информирования руководителя о выполненном поручении, а 16 респондентов (67 %) полагают, что документ снимается с контроля после исполнения предписанных в документе заданий.

На вопрос «считаете ли вы, что ваши знания достаточны для качественного ведения делопроизводства?» 18 человек (75 %) ответили утвердительно, 6 респондентов (25 %) не уверены в своих знаниях по данному направлению.

ВЫВОДЫ

Таким образом, анализ результатов проведенного исследования показал, что сестры-руководители считают упорядоченное ведение документации важным элементом своей деятельности, видят необходимость в существовании номенклатуры дел и их деления по категориям для более четкой организации документооборота. Однако существует перегрузка бумажной информацией и, по мнению некоторых респондентов (12 %), количество видов документации можно сократить. Рассматривая знания, касающиеся нормативно-методической базы делопроизводства, можно отметить: несмотря на то что все руководители сестринских служб знают, что при ведении документации должны соблюдаться определенные стандарты, многие (63 %) затруднились ответить, согласно каким нормативным актам ведется делопроизводство в учреждениях здравоохранения.

Недостаточный уровень знаний по ведению документов у большинства руководителей сестринских служб можно объяснить тем, что основная масса (75 %) не проходила обучение по организации сестринского дела, в рамках которого рассматриваются и основы делопроизводства.

Таким образом, проанализировав полученные результаты анкетирования, можно сделать вывод, что уровень специальных знаний по ведению документации сестрами-руководителями в среднем составил 73 %.

Конфликт интересов.

Conflict of interest.