Сбор пожертвований должен быть основан на стратегии развития музея. Необходимо понимать финансовое положение музея и его реальные потребности, как следствие — необходимые средства, которые в том числе можно собрать с помощью пожертвований. В музее обязательно должен быть сотрудник или штат сотрудников, для которых работа по сбору пожертвований будет основной.
Сценарий сбора пожертвований следует встраивать в общий сценарий посещения музея: как оффлайн, так и онлайн. Из этого следует, что должна вестись содержательная работа, то есть необходимо разработать контент-стратегию и использовать методы сторителлинга для трансляции посланий донорам. Контент-стратегия в этом случае — не просто короткая информация о необходимых средствах, но последовательный рассказ о проекте, участниках, процессе и причинах, почему нужны средства. Необходимо изучать и понимать целевую аудиторию, чтобы создавать мотивирующий контент именно с учетом особенностей выбранной группы жертвователей.
Независимо от формата сбора пожертвований, обязательным является четкое позиционирование: краткое, емкое описание, объясняющее, на что идут пожертвования. Рекомендуется указывать суммы пожертвования с примером использования (например, 50 у.е. на покупку определенного материала, нужного для реставрации; 100 у.е. на исследование). Если речь идет об онлайн-сборе, то необходимо подчеркнуть удобство и простоту процесса «пожертвовать прямо сейчас», при этом описать другие опции, если они есть (смс, наличные, чек и т.д.).
Визуальное оформление страницы на сайте музея, где предлагается сделать пожертвование или же где описываются возможные форматы — минималистичное, простое, при этом могут использоваться фотографии/изображения, настраивающие на позитивный лад (улыбающиеся люди; предметы, которым нужна реставрация). Рекомендуется дополнить страницу информацией о ходе сбора пожертвований. Нужно уделить внимание призыву к действию и тому, как он будет оформлен (какие слова использовать, как оформить кнопку).