Бюджетные учреждения ежегодно планируют свои расходы. Но могут возникать различные обстоятельства, приводящие к возникновению незапланированных расходов. К таковым относятся расходы на выплату отпускных за накопленные сотрудником дни.
Чтобы знать необходимое количество средств для таких выплат, необходимо создавать резерв предстоящих расходов. Положения п. 302.1 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157 (далее — инструкция № 157 н), обязывают организации государственного сектора создавать и вести учет резервов предстоящих расходов, в том числе резерва отпусков. Он необходим для равномерного отнесения расходов на финансовый результат учреждения.
В письме Минфина России от 14.01.2016 № 02–07–10/604 указано, что обязанность предоставить работнику (служащему) ежегодный оплачиваемый отпуск установлена Трудовым кодексом РФ. А информация в денежном измерении об обязанности предоставить физическому лицу средства из бюджета соответствующего публично-правового образования в оплату отработанного им в текущем финансовом году периода, дающего право на оплачиваемый отпуск или его денежную компенсацию, относится к объектам бухгалтерского (бюджетного) учета и подлежит регистрации в регистрах бухгалтерского учета, при этом пропуски или изъятия информации не допускаются.
При этом Минфин России обращает внимание на то, что формирование резервов на оплату отпусков следует производить независимо от источника финансового обеспечения выплат, направляемых на эти цели. Такой подход связан с тем, что расчет средней заработной платы, на основе которой происходит расчет суммы отпускных, включает все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат независимо от их источников [5].