Сокращение затрат при одновременном наращивании финансовых показателей является одной из значимых задач бизнеса. При этом если рост затрат на содержание основных бизнес-подразделений организации в условиях роста самого бизнеса зачастую оправдан, то вопрос обоснованности затрат на вспомогательные и обеспечивающие функции не теряет своей актуальности как в производственной сфере, так и среди «белых воротничков». Этот вопрос тесно связан с задачей обоснования численности вспомогательных и обеспечивающих подразделений, которая определяется объемом работ согласно потребностям бизнес-функций.
Для расчета и обоснования численности вспомогательных и обеспечивающих подразделений могут широко применяться нормы обслуживания, однако, их расчет связан с рядом трудностей, таких как, например:
• Разноплановость выполняемых задач.
• Неравномерность, незапланированность возникновения задач (например, внеплановые ремонты, ИТ-поддержка).
• Значительный разброс времени на выполнение однотипных задач (например, длительность поездок водителей-экспедиторов, подготовка записей отчетности МСФО), что снижает точность расчета нормы как среднего арифметического.
• Необходимость проведения длительных и трудоемких наблюдений для установления достаточно точных норм и отсутствие ресурсов для проведения таких трудоемких работ.
Существенно облегчить расчет норм обслуживания могут математические методы, такие как корреляционно-регрессионный анализ и методы математической оптимизации. Расчеты этими методами производятся на основе статистических данных об объемах работ за ряд предыдущих периодов (месяцев, кварталов, лет) и данных о численности подразделения (или отработанном времени).
Для проведения таких расчетов могут использоваться средства MS Excel, в частности, расчеты с применением методов оптимизации реализуются функцией «Поиск решения».
В российской практике форматы для расчета норм труда средствами MS Excel разработаны профессором А.П. Павленко.