В декабре проведите инвентаризацию расчетов с работниками. Закройте все зарплатные документы, которые вы вели по работникам в течение года. Проверьте, нет ли за ними долгов, все ли работники отчитались по подотчетным. Наконец, посчитайте свои обязательства по выплате отпускных и скорректируйте резерв по ним.
Проверьте состояние расчетов с каждым работником по всем операциям: оплате труда, подотчетным суммам, возмещению ущерба и т. п. В ходе инвентаризации сверьте сальдо по счетам 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» и 76 субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам» по каждому работнику (таблица ниже).
Ваша задача — подтвердить суммы невыплаченной и депонированной зарплаты, суммы и причины переплат работникам, долги по подотчету. Отдельно выделите, не числится ли дебиторская или кредиторская задолженность за уже уволенными работниками.
При этом не путайте инвентаризацию с аудитом. Инвентаризация расчетов с персоналом не должна превращаться в аудиторскую проверку. Не проверяйте правильность расчета заработной платы, отпускных, пособий и т. п., а также НДФЛ и взносов. Цель инвентаризации — подтвердить либо кредиторскую задолженность компании перед работниками, либо дебиторскую задолженность работников перед организацией.
Проверьте документы, на основании которых возникла задолженность. Рассмотрим их подробнее.
- Лицевые счета. В лицевых счетах указывают все начисления и удержания по зарплате каждого сотрудника. Заполняют их ежемесячно. Ведут их либо по унифицированной форме №Т-54, либо по собственной.
- Табель учета рабочего времени. В этом документе отражают часы работы, дни отпуска, нетрудоспособности и т. д. Компания вправе либо использовать одну из двух унифицированных форм табеля (№ Т-12 или Т-13), либо разработать собственный вариант.
Проверьте также регистры по расчету НДФЛ и страховых взносов, которые вы в течение года ведете в своей бухгалтерской программе.