Под кадровым аудитом понимается независимая проверка кадровой документации организации на предмет ее соответствия требованиям трудового законодательства.
Кадровый аудит включает в себя мероприятия, направленные на проверку наличия обязательных кадровых документов, экспертизу имеющихся документов на предмет оформления в соответствии с требованиями закона, формирование рекомендаций по устранению нарушений и/или минимизации негативных последствий.
Кадровый аудит может быть полным (проверка всего массива кадровой документации) или выборочным (проверка только отдельных документов или категорий). Как правило, под выборочный аудит попадают так называемые документы высокой зоны риска, в которых чаще всего допускаются нарушения (например, документы, оформляющие трудовые отношения с иностранными гражданами, документы по охране труда, договоры о материальной ответственности работника и пр.).
Отметим, что действующее законодательство не устанавливает какие‑либо обязательные правила, регулирующие процедуру проведения внутреннего кадрового аудита. Порядок, основания, способы проверки, объем проверяемых документов организация определяет самостоятельно. При этом кадровый аудит может как проводиться организацией самостоятельно (внутренний аудит), так и с привлечением сторонних специалистов (внешний аудит).
Провести кадровый аудит организация может в любое время, чтобы получить общую картину состояния организации с точки зрения соблюдения правил трудового законодательства, оптимизировать работу кадровой службы. В то же время можно выделить ситуации, когда проведение кадрового аудита максимально желательно во избежание рисков привлечения к ответственности. В частности, к ситуациям «особой уязвимости» работодателя относятся:
- смена работника, ответственного за ведение кадрового учета;
- смена руководства организации;
- возрастание количества жалоб от работников (тем более если работники грозятся пожаловаться в трудовую инспекцию);
- массовое увольнение работников;