Любая проверка на предприятии проходит быстро и безболезненно, если осуществляется поддержание документации в актуальном состоянии. Особенно это ощутимо в вопросе обеспечения охраны труда и техники безопасности на производстве.
Крупные предприятия с разветвленной системой иерархии, имеющие немалое количество подразделений, в большей степени ощущают на себе проблему человеческого фактора. Обработка, систематизация баз данных и обмен этими данными между подразделениями зачастую все еще совершаются на бумажных носителях.
Основная проблема, которая вытекает из бумажной работы, — это неэффективная трата времени специалистов кадрового учета и отдела охраны труда и безопасности. Ручная обработка данных сказывается на сроках проведения инструктажей и проверки знаний работников. В большей степени на себе это ощущают крупные организации.
В зону ответственности сотрудника, отвечающего за обеспечение охраны труда, входит немаленький комплекс мер, включающий мониторинг периодических процедур, контроль выполнения процессов, ознакомление с новыми требованиями обеспечения условий труда, проведение работ по планированию и улучшению текущих условий, учет и анализ аварий и несчастных случаев, профзаболеваний, контроль эффективности функционирования и многое другое.
Пожалуй, измененный мир после ситуации с пандемией как никогда готов к обеспечению высокой скорости и эффективности процессов охраны труда, которые должны быть направлены не только на соблюдение стандартов работы и техники безопасности, но и на снижение риска распространения инфекции на предприятии.
Большинство специалистов по охране труда и менеджеров по персоналу столкнулись с усилением санитарногигиенических мер и необходимостью информирования сотрудников о нововведениях. Работа еще не поставлена на поток, не всегда понятно, кто отвечает за следование новым требованиям. Проведение внеочередных инструктажей нарушает отлаженные годами графики. Закупка новых средств гигиены требует не только выбора поставщика и подписания контракта, увеличения складских мощностей, но и создания и внедрения новых инструкций. В сложившихся ситуациях велик риск потери контроля над ресурсами предприятия, большого числа ошибок как из-за неэффективной работы, так и из-за возможного повышения числа заболевших.