Производственная структура и организационные модели автотранспортного предприятия

1. ХАРАКТЕРИСТИКА И ФОРМИРОВАНИЕ ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ СТРУКТУРЫ АВТОТРАНСПОРТНОГО ПРЕДПРИЯТИЯ

Специфика производственного процесса на автотранспортном предприятии определяет особенности его производственной структуры. Все организационные подразделения управления автотранспортным предприятием, в том числе эксплуатационная, техническая и экономическая службы, осуществляют свою деятельность в тесном взаимодействии и под руководством директора предприятия и его заместителей.

К управленческим структурам относятся структуры, выполняющие функции планирования, учета, экономического анализа. Эти службы занимают важное место в хозяйственном руководстве автотранспортного предприятия, в улучше нии качественных показателей его работы. На основе систематического анализа деятельности предприятия, исходя из плановых заданий, определяют пути, по которым должны разрабатываться технические и организационные мероприятия, направленные на повышение технической готовности подвижного состава и совершенствование эксплуатационной и коммерческой деятельности предприятия.

К производственным структурам относятся подразделения, осуществляющие процесс перевозок, и подразделения, деятельность которых направлена на хранение подвижного состава и выполнение комплекса необходимых ремонтно-профилактических работ по поддержанию и частичному восстановлению его работоспособности. Организационно указанные элементы производственной структуры объединены: подвижной состав — в автоколонны (бригады), а остальные элементы — в рамках производственно-технической базы.

Таким образом, производственная структура представляет собой количественный состав функционально-технологических элементов автотранспортного предприятия, определяющий их параметры, целевое назначение, дислокацию и взаимосвязи между ними. Единство производственной структуры в условиях рыночного хозяйства не обязательно должно быть ограничено рамками одного предприятия, а может обеспечиваться на основе хозяйственной кооперации нескольких самостоятельных автотранспортных предприятий.

Состав и параметры производственной структуры автотранспортного предприятия и хозяйственных ассоциаций определяются как внешними, так и внутренними факторами:

• внешние: условия и система поставок материальных ресурсов, которые обусловливают необходимый для выполнения, набор основных и вспомогательных производственных функций;

• внутренние: степень развития производственно-технической базы и размещение ее основных подразделений; численность персонала, выполняющего ремонтно-профилактические работы; технологическая совместимость подвижного состава при производстве ремонтно-профилактических работ; режим работы подразделений производственно-технической базы и т. д.

Кроме того, здесь проявляются и такие факторы, как территориальная разобщенность отдельных производств, значительное число внутренних технологических связей и др.

Внутри автотранспортного предприятия выделяется:

• основное производство (автоколонны);

• вспомогательное производство (цехи и участки), осуществляющие непосредственно перевозки, техническое обслуживание и ремонт подвижного состава.

Эффективное использование транспортных средств зависит, прежде всего, от совершенства работы эксплуатационной службы, которая не только организует выполнение плана перевозок грузов по договорной клиентуре, но одновременно изыскивает возможности для наиболее рационального осуществления этих перевозок с наименьшими затратами.

С учетом особенностей городов и районов, удельного веса централизованной системы перевозок на автотранспортном предприятии могут изменяться характер и функции эксплуатационной службы. В смешанных автотранспортных предприятиях имеются структурные подразделения, входящие в состав эксплуатационной службы (табл. 1).

Оперативное управление предупреждает возможные рассогласования на основе оперативного учета и анализа, оперативного прогнозирования и координации производственно-хозяйственной деятельности всехэлементов дорожно-транспортного комплекса. Оперативное управление направлено на выполнение текущих планов перевозок грузов. Разнообразие перевозимых грузов, сложность производственных связей, большая динамика производственного процесса обуславливают необходимость применения экономико-математических методов. Оперативное управление разделяется на два этапа:

1. Оперативное планирование перевозочного процесса заключается вформировании оптимального сменно-суточного плана перевозок, распределяемых в дальнейшем по каждому грузовому автомобилю.

2. Диспетчирование предполагает систематический контроль, анализ и регулирование хода перевозочного процесса.

Функции оперативного контроля и анализа за выполнением плановых заданий на перевозку осуществляет диспетчерский аппарат автотранспортного предприятия. Экономическая эффективность применения оперативного планированиягрузовыми перевозками обуславливается сокращением (на 3–7 %) временипро стоя подвижного состава под погрузочно-разгрузочными операциями, увеличением (на 2,5–5 %) коэффициента использования пробега, улучшением ряда других технико-эксплуатационных показателей работы подвижного состава, повышением качества обслуживания клиентской базы.

Техническая служба занимается вопросам поддержания транспортных средств в технически исправном состоянии и обеспечения развития производственной базы, а также осуществляет руководство материально-техническим снабжением предприятия.

Задачами технической службы предприятия являются:

• организация надлежащего хранения подвижного состава, обеспечивающего его высокую техническую готовность к работе и своевременностьвыпуска на линию, и их прием, а также разработка и решение вопросов, связанных с укреплением производственно-технической базы предприятия;

• оперативное планирование всех видов технического обслуживания иремонта автомобилей и автомобильных шин, организация выполнения этихработ и контроля за их качеством, проведение технического учета и отчетности по подвижному составу, автошинам и другим производственным фондам;

• руководство всей совокупностью работ по обеспечению нормальногоматериально-технического снабжения предприятия, организация хранения,выдачи и учета топлива, запасных частей и других материальных ресурсов,разработка и осуществление мероприятий по более рациональному их использованию;

• изучение, обобщение передового опыта, разработка и проведение организационно-технических мероприятий по совершенствованию процессовпроизводства, внедрению новой техники и научной организации труда, потехнике безопасности, охране труда и предупреждению аварийности, а такжеруководство движением рационализаторов и изобретателей.

Состав и структура технической службы во многом зависят от размеровпредприятия и принятой системы технического обслуживания и ремонтатранспортных средств.

В настоящее время в практике технической эксплуатации автомобилей сложились и получили наибольшее распространение следующие методы организации выполнения технического обслуживания и ремонтов: специализированных и комплексныхбригад, агрегатноучастковый и агрегатно-зональный. Кроме того, возможны различные модификации и комбинации этих методов.

Каждое предприятие состоит из производственных подразделений — автомобильных колонн, цехов, участков. Факторами, определяющими производственную структуру, являются характер услуги ее технология, масштаб производства, степень специализации предприятия и кооперирования его с другими предприятиями, степеньспециализации производства внутри предприятия.

Основной структурной единицей производства является производственный участок, представляющий собой совокупность рабочих мест, территориально обособленных, на которых выполняются технологически однородная работа или различные операции по оказанию одинаковой или однотипной услуги.

Чтобы получить объективную оценку работы системы управления по ее важнейшим функциям, необходимо определить эффективность обслуживаниярабочих мест в разрезе функций управления.Обеспечение производительного использования каждого рабочего места и есть одна из главных целей функционирования системы управления.

2. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ

Основная задача системы информации предприятия состоит в максимальном удовлетворении нужд предприятия в информации, необходимой длябесперебойного его функционирования. Это относится ко всем хозяйственным единицам предприятия и соответствующим подсистемам их информации. Об удовлетворительной системе информации предприятия можно говорить лишь в том случае, если эта система является комплексной, принимая вовнимание, как структуру организации, так ихарактер и содержание самой информации.

Для достижения целей поставленных перед предприятием и обеспечения его бесперебойной деятельности необходимо выполнение условий:

• располагать соответствующими знаниями и информацией о принципах и порядке осуществления деятельности, а также сведения об окружающей среде;

• предоставлять информацию о деятельности предприятия и его звеньев, органам управления внешней и внутренней экономической среды.

Основная задача системы информации на предприятия заключается в обеспечении информацией, необходимой для его успешной работы (рис. 1).

Система информации предприятия включает в себя организацию всей его информационной деятельности, в том числе: получение, обработку, хранение и передачу информации, а также собственно органы информации, персонал, технические средства и методологию сбора и обработки информации. Для постоянного совершенствования и улучшения системы информации предприятия необходимо всесторонне использовать достижения, полученные в последние годы в области теории и практики управления, принятиярешений, информации и организации производства. При разработке системы информации предприятия необходимо учитывать следующее:

• в соответствии с двумя основными видами информации на предприятии должны быть созданы две специфические подсистемы информации: экономическая (статистическая и бухгалтерская) и техническая;

• каждая отдельная хозяйственная единица предприятия в процессе своей деятельности должна пользоваться как экономической, так и технической информацией.

Для нормального функционирования системы информации предприятия требуется наличие систематических регулируемых уставом предприятия потоков необходимой информации и связи между:

• отдельными подсистемами информации по видам информации;

• отдельными подсистемами информации хозяйственных единиц предприятия;

• подсистемами по видам информации и подсистемами по видам хо зяйственной деятельности.

Следовательно, структура систем информации предприятия соответствует его организационной структуре, а информационная деятельность предприятия неразрывно связана с его хозяйственной деятельностью. Таким образом, разработка и совершенствование системы информации не могут производиться путем простых организационных перемен, необходимо обеспечение комплексных связей между системойинформации и управленческим, оперативным и контролирующим отделамипредприятия.

3. ФОРМЫ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ МОДЕЛЕЙ

Рассмотрение предприятия как системы, группирующей ряд подсистем, является основой организации производства. Системный подход позволяет осуществить условное выделение частных функций предприятий в виде «относительно обособленных комплексов»,связанных только сетью входов и выходов с другими комплексами предприятия, а также остальным окружением.

В организационной модели предприятия выделяются:

1. Статическая часть модели предприятия — определяет пространственное и административное расположение средств производства и людей, их особенности и квалификацию, основы разделения труда, разграничение областей ответственности.

2. Динамическая часть модели предприятия — включает функциональные связи, информационные и снабженческие циклы.

В практике организации предприятий организационные модели выступают в трех основных формах:

• в виде обычаев, то есть моделей, мысленно представляемых исполнителями;

• в описательной форме (в качестве так называемых организационных инструкций);

• в графической форме.

Первая форма реализуется при осуществлении простых функций, не охваченных какими-либо организационными инструкциями, особенно на предприятиях, в которых большое значение имеют сложившиеся традиции и существует стабильная программа деятельности.

Описательный метод при составлении организационной модели, особенно регулярной динамической модели, приводит к неточности понятий инедоразумениям.

Графическая форма представления модели имеет ряд преимуществ посравнению с описательным методом, позволяет значительно точнее отразитьход процессов и их взаимосвязь, а также выявить дублирование, нежелательные перерывы и упущение важных звеньев в процессе деятельности. Однако ее недостатком является трудность для понимания, особенно в производственных коллективах с недостаточной организационной подготовкой.

Каждое предприятие должно иметь организационную документацию, включающую статическую и динамическую модели системы, детализация которых соответствует необходимому для нормального функционирования системы уровню.

Организационную документацию может разработать коллектив работников предприятия или внешних специалистов в области организации. Однако соблюдение порядка, установленного организационной моделью, является обязательным для руководителей всех организационных подразделений предприятия, которые также несут ответственность за текущее состояние модели.

Необходимость частичного или полного изменения проекта системы возникает в силу следующих причин:

• коренного изменения одной или нескольких подсистем, вызывающего необходимость существенных изменений в соответствующих подсистемах;

• существенного изменения объема производства или услуг при минимальных капиталовложениях;

• предполагаемого существенного расширения предприятия;

• объединения нескольких предприятий;

• установления более напряженных долгосрочных плановых заданий;

• изменения системы экономических стимулов в сторону большей зависимости заработной платы руководства и коллектива от результатов деятельности предприятия;

• выявления в ходе анализа или ревизии неправильной формулировки результатов некоторых функций предприятия;

• отсутствия единства или серьезной недоработки существующей организационной модели;

• наличия внутренних противоречий и морального устаревания модели, снижающих ее эффективность.

4. СУЩНОСТЬ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ МЕРОПРИЯТИЙ ПРОИЗВОДСТВЕННОГО ПРОЦЕССА

Основной целью организационных мероприятий производственногопроцесса предприятия является достижение наибольшей эффективности его деятельности.

Целью организационного мероприятия может являться получение наибольшего количества полезного продукта на единицу вложенного труда, снижение до минимума затрат рабочей силы, основных средств, энергоресурсов на единицу совершенной работы, увеличение объемов перевозимых грузов, пассажиров при тех же затратах, снижение себестоимости перевозок. Эти цели обычно достигаются путем устранения излишних видов деятельности (ликвидация убыточных маршрутов), упрощения способов выполнения операций, упорядочения очередности выполнения операций, сокращения передвижения работников в процессе производства, изменения маршрутов движения, типа подвижного состава, схем выполнения погрузочно-разгрузочных работ и т. д.

Для реализации поставленных целей разрабатываются организационные мероприятия. Организационные мероприятия, осуществляемые в рамках любого предприятия, подразделяются следующим образом:

1. С точки зрения предмета организации:

• организационные мероприятия, имеющие целью создание на основе организационной модели совершенно нового, вводимого в действие предприятия (или участка на уже действующем предприятии), отдела, сектора, группы должностей или отдельной должности;

• организационные мероприятия, связанные с улучшением, реорганизацией, модернизацией целого предприятия или отдельных участков;

2. С точки зрения сложности предмета организационного мероприятия:

• простое организационное мероприятие, относящееся к созданию или совершенствованию организации одного или нескольких рабочих операций, таких как: ход технологического процесса; подбор оборудования и подвижного состава; условия труда; методы снабжения;

• сложные организационные мероприятия, состоящие из определенного количества простых организационных мероприятий и полностью охватывающие основной или вспомогательный процесс.

Условием эффективности организационного мероприятия является соблюдение так называемого «цикла организации-предприятия», который приносит результаты как при создании новой системы, так и в процессе совершенствования существующей. В самой простой форме цикл организациипредприятия включает организационный анализ, проектирование организации и внедрение организации.Чаще всего используется 7-этапный «цикл организации-предприятия» (табл. 2).

В процессе разработки организационной деятельности любого предприятия необходимо придерживаться стратегической линии проектирования работы. Для формулирования цели деятельности организации необходимопровести предварительный анализ состояния производственного процесса предприятия. Такой анализ определяют как диагностический анализ состояния организации-предприятия. Сущность диагностического анализа заключается в сборе основных данных о целях, задачах, видах деятельности и организационной структуре предприятия как единого целого или его частей, в определении основных недостатков и затруднений в деятельности предприятия, а также в выявлении прямых и косвенных причин установленных недостатков и затруднений. В рамках диагностического анализа можно выделить ознакомительный анализ, подготовку информации для анализа, определение основных характеристик существующего состояния организации, непосредственное проведение диагностического анализа, критическую оценкуу и анализ вариантов решений, обобщение, предлагаемые варианты устранения выявленных нарушений.

При выявлении причин существования организационных недостатков следует провести следующие исследования:

• сформулировать проблему в рамках подсистемы;

• определить отклонения (организационные недостатки);

• сформулировать причины (источники) отклонений первой, второй и третьей ступеней.

Причины отклонений могут находиться также в любых взаимодействующих подсистемах. Установленные причины отклонений могут приводить одновременно к возникновению нескольких нарушений. Независимо от этого при каждом орга низационном мероприятии следует также учитывать необходимость улучшения существующих условий.

На основании проведенного анализа совершенствование деятельностипредприятия представляет собой детальную разработку решений, принятых в отношении организационных основ предприятия, определяющих способ выполнения отдельных функций предприятия и их взаимосвязь во времени ипространстве.

Основным правилом, определяющим действия специалиста в области организации, является использование наиболее простого и одновременнонаиболее эффективного решения. Необходима специальная подготовка и знание методов оптимизации. Так, оптимизация программ производства, продажи, перевозок требует знания соответствующих методов линейного программирования. Разработка организационного цикла завершается этапом контроля надосуществлением мероприятий организационного цикла.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ

1. Определите цели и задачи управления производством на Вашем предприятии. Укажите этапы управления производственным процессом.

2. Перечислите методы и принципы организации производственных подразделений на Вашем предприятии.

3. Укажите сущность и раскройте особенности формирования специализированных и комплексных бригадна Вашем предприятии.

4. Выявите особенности взаимодействия органов хозяйственного руководства на Вашем предприятии.

5. Раскройте сущность организационного цикла на Вашем предприятии. Проведите оценку и анализ производственного процесса.