Введение
Развитие технологий и их интеграция в бизнес-процессы сегодня становятся основой для повышения эффективности работы компаний. Искусственный интеллект (ИИ), программные роботы и системы автоматизации помогают не только упростить рутинные операции, но и значительно повысить точность и скорость выполнения задач. По данным компании Sl Soft, цифровые помощники в 5–10 раз увеличивают скорость обработки документации и делают это со 100% точностью. В компаниях, использующих RPA, в несколько раз сокращается объем выполняемых вручную рутинных задач, что экономит тысячи рабочих часов. Производительность сотрудников увеличивается на 50%, а простая масштабируемость решений позволяет снизить затраты на расширение штата при росте объёма задач до 60%.
В финансах, особенно в казначействе, широкое применение нашли два направления: программные роботы для автоматизации процессов и системы анализа данных с использованием искусственного интеллекта. Такие решения позволяют повысить качество анализа за счёт более точной обработки больших массивов информации. Однако успешное внедрение таких решений требует высокой подготовки компании — как технической, так и организационной.
Цель данной статьи — показать на практике, как применение программных роботов в казначейских процессах может повысить производительность труда, минимизировать количество ошибок и освободить время для стратегически важных задач.
Основная часть
1. Технологии как основа изменений в рабочем процессе
Современные цифровые инструменты предлагают компании новый уровень гибкости и скорости. ИИ и программные роботы уже не ограничиваются исключительно технологическими или производственными сферами. В финансовом секторе эти технологии помогают:
• Автоматизировать рутинные операции, такие как обработка платежей и сверка данных, что позволяет выполнять задачи в разы быстрее.
• Повысить качество работы за счёт минимизации ошибок; ошибки практически отсутствуют благодаря предсказуемости автоматизированных процессов.
• Сократить временные затраты на подготовку отчетов и выполнение регламентных задач.
• Гарантировать защиту данных от кибератак благодаря работе RPA-платформ в закрытом контуре.
• Упростить внедрение, которое для решения простых задач может занимать всего несколько дней. При необходимости возможно внедрение нескольких роботов, чтобы полностью освободить сотрудников от рутинных операций.
Успешность внедрения таких решений во многом определяется качеством данных и зрелостью внутренних процессов компании. Чем сложнее автоматизируемые задачи, тем выше требования к данным и организации работы. Попытка автоматизировать хаос приводит лишь к созданию автоматизированного хаоса. Поэтому перед внедрением любого инструмента необходимо провести аудит процессов, проанализировать существующую инфраструктуру и обучить персонал. Среди различных технологий автоматизации наименее требовательными остаются программные роботы, которые могут быстро адаптироваться к существующим процессам, минимизируя изменения.
2. Программные роботы (RPA)
RPA (Robotic Process Automation) — это технология, позволяющая автоматизировать рутинные задачи путём использования программных роботов. Эти роботы способны выполнять однообразные операции, такие как ввод данных, сверка информации, генерация отчетов и другие процессы, которые ранее требовали значительных трудозатрат.
RPA-инструменты обеспечивают интеграцию различных приложений, позволяя автоматизировать рутинные процессы, такие как выгрузка данных из одной системы и их перенос в другую, например, в электронную таблицу. Эти операции традиционно занимают много времени и сопряжены с риском ошибок из-за человеческого фактора. Программные роботы способны записать и воспроизвести эти процессы, что устраняет необходимость ручной работы. Технология также позволяет автоматизировать отдельные задачи и связывать приложения, даже если они изначально не были интегрированы через API.
С помощью RPA можно автоматизировать широкий спектр процессов, включая повторяющиеся и стандартизированные операции, которые выполняются множеством сотрудников. Например, такие технологии идеально подходят для монотонных задач с заранее определённой инструкцией и высокой стандартизацией входящих данных. Инструменты RPA позволяют выполнять эти процессы автономно, обеспечивая надежность и скорость работы. Таким образом, RPA способствует не только экономии времени, но и минимизации ошибок, что делает его незаменимым инструментом для бизнес-процессов. Многие исследования прогнозируют ежегодный рост рынка RPA на 25–28% на горизонте до 2030 года. Все это говорит, что в ближайшие годы RPA станет неотъемлемой частью учетных систем, и ее влияние на организацию работы финансовых подразделений будет только усиливаться.
Подведя итоги теоретического анализа, важно подчеркнуть, что успешное внедрение автоматизации требует не только современных технологий, но и хорошо организованных процессов. На практике это подтверждается следующим примером, который мы рассмотрим в кейсе.
3. Практический кейс: внедрение программных роботов в казначейство компании
3.1. Исходные данные
Одной из ключевых операционных задач казначейства является предоставление полной и актуальной информации о банковских операциях и остатках денежных средств. Казначейство ГК «Самолет» ежедневно обслуживало более 1 500 счетов, формировало электронный архив документов и обрабатывало запросов на предоставление более 20 000 первичных платежных документов ежемесячно. Выполнение этих задач вручную требовало значительных временных и трудовых ресурсов, что создавало высокий риск ошибок и задержек. Для решения проблемы было принято решение о внедрении программных роботов, которые бы автоматизировали обработку выписок, их систематизацию в электронном архиве и подготовку документов по запросам пользователей.
3.2. Цель проекта
Основные задачи внедрения автоматизации включали:
• Уменьшение объема рутинных операций, связанных с ведением архива.
• Снижение вероятности ошибок в процессе обработки данных.
• Обеспечение полной и актуальной отчетности по банковским операциям.
• Контроль сроков формирования архива и соответствие структуре данных единым стандартам.
• Защиту данных: доступ к архиву ограничен роботами и двумя руководителями; сотрудники имеют доступ только для чтения.
3.3. Реализация
Для достижения целей были внедрены два программных робота:
1. Робот для автоматизации сверки выписок и архивации
• Робот принимает файлы выписок из сетевой папки, где их сохраняют сотрудники или куда они поступают через H2H-каналы.
• Автоматически анализирует данные, определяет ключевые параметры и сохраняет файл в архив с уникальным именем, соответствующим шаблону.
• Создаёт сверочную таблицу с актуальными статусами обработки каждой выписки.
• Выполняет автоматическую сверку остатков по данным выписки и учетной системы, записывая результаты.
• Проверяет наличие обновлений в течение дня, чтобы учесть операции с задержкой.
• При обнаружении несоответствий формирует отчеты для дальнейшей проверки.
2. Робот для формирования первичных документов
• Обрабатывает запросы сотрудников, анализируя указанные параметры (компания, счёт, дата).
• Формирует полный комплект документов из архива и автоматически отправляет запрашивающему.
• Фиксирует выполнение задачи в сверочной таблице.
• Если документ отсутствует, направляет запрос на ручную проверку специалисту.
3.4. Результаты
Робот для автоматизации сверки банковских выписок:
• Обрабатывает в среднем 500 выписок в день, в том числе «нестандартных» форматов
• Среднее время на обработку выписок — 3 секунды
• Сокращает трудозатраты казначеев: вместо 40 часов в день, робот выполняет задачу без участия человека, экономя более 5 FTE ежемесячно.
Робот для формирования первичных документов:
• Выполняет поиск одного платежного документа за 0,2–3 секунды, в то время как казначей на ту же задачу тратит до 5 минут.
• 95% запросов полностью обрабатывается роботом
• За месяц работы робот экономит около 500 часов, или 2,7 FTE.
Роботы были внедрены в короткие сроки (до двух месяцев) и окупились уже в течение нескольких недель. Для казначейства внедрение двух программных роботов позволило значительно снизить нагрузку на сотрудников, минимизировать количество ошибок и ускорить обработку данных. Это решение продемонстрировало высокую эффективность и рентабельность, позволяя персоналу сосредоточиться на стратегических задачах, таких как управление ликвидностью и взаимодействие с банками.
4. Ограничения технологий
Несмотря на высокую эффективность, автоматизация имеет свои ограничения, которые важно учитывать при её внедрении:
• Зависимость от качества данных. Если исходные данные содержат ошибки или не обновляются своевременно, автоматизация может не только потерять свою эффективность, но и усугубить существующие проблемы. Например, при нарушении структуры электронного архива, робот не может найти нужные документы и переводит запрос на сотрудника.
• Ограниченность в принятии решений. Технологии автоматизации, включая программных роботов, не обладают интуицией или способностью учитывать контекст, как это делает человек. Они выполняют задачи строго по заданным алгоритмам, что ограничивает их применение в ситуациях, требующих креативного подхода или экспертной оценки.
• Риски автоматизации хаоса. Если автоматизировать процессы, которые изначально не стандартизированы или плохо организованы, это приведёт к автоматизации хаоса. Прежде чем внедрять технологии, необходимо провести аудит процессов, устранить слабые места и стандартизировать операции. Например, прежде чем запускать робота по обработке выписок, мы стандартизировали процесс их получения и сохранения, исключили дублирующие функции, определили основные контрольные точки.
• Ограничения интеграции. Программные роботы могут связать различные системы, но их возможности ограничены, если приложения не поддерживают API или работают в устаревшей инфраструктуре. Такие случаи требуют дополнительных усилий на настройку и сопряжены с риском технических сбоев. Мы отказались от формирования контрольных отчетов внутри самой ERP-системы и вывели их в отдельные файлы, чтобы не перегружать системы и снизить риски ошибок.
Эти ограничения подчеркивают важность предварительной подготовки и внимательного подхода к выбору задач для автоматизации, чтобы максимально раскрыть потенциал современных технологий.
Заключение
Технологии искусственного интеллекта и программных роботов открывают новые горизонты для повышения эффективности рабочих процессов. На примере внедрения программных роботов в казначейство видно, как автоматизация рутинных операций способствует снижению ошибок, увеличению производительности и высвобождению времени для стратегических задач. Однако для успешного внедрения важно подготовить не только техническую инфраструктуру, но и саму организацию.
Автоматизация не заменяет сотрудников, а становится их помощником, предоставляя возможность сосредоточиться на решении более сложных и важных задач. В последние годы набирает популярность концепция co-pilot, где технологии в тандеме с человеком, позволяя достичь наилучших результатов. Автоматизированные системы выполняют рутинные и трудоемкие задачи, оставляя сотрудникам время для анализа и принятия решений. Это особенно важно в казначействе, где ошибка может привести к значительным финансовым и репутационным потерям. Сейчас на рынке уже есть большое число успешных кейсов использования RPA для оптимизации работы, что подтверждает эффективность данной технологии в повышении скорости и точности процессов, снижении затрат и улучшении общего качества обслуживания клиентов, а также является важным шагом к дальнейшему развитию корпоративных бизнес-операций.