Выплаты водителям надбавки (доплаты) к заработной плате следует учитывать в составе расходов на оплату труда. Такие доплаты подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.
Суммы возмещения работодателем расходов работника, связанных с его служебными поездками, учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Такие выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами при должном документальном подтверждении.
В общем случае работа водителя носит разъездной характер, а также является работой в пути. Работодатель обязан компенсировать водителю связанные со служебными поездками расходы, указанные в ст. 168.1 ТК РФ, в том числе и суточные (дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства). Размеры и порядок возмещения таких расходов, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами либо трудовым договором. Указанные поездки командировками не являются.
Вместе с тем существует и иной подход. Пример его представлен в письме Минфина России от 08.02.2005 № 03-05-01-04/21. Здесь сообщается, что если водители грузовых автомобилей постоянно работают на регулярных междугородных перевозках, то данные поездки служебными командировками не признаются. Но если поездки водителей не носят постоянного характера и в каждом случае осуществляются по отдельному распоряжению работодателя, то данную поездку следует рассматривать как служебную командировку
Если работодатель с целью компенсации расходов, связанных с разъездным характером работы, выплачивает водителям надбавки (доплаты) к заработной плате (ст. 129 ТК РФ), то такие выплаты следует учитывать в составе расходов на оплату труда в силу ст. 255 НК РФ (письма Минфина России от 07.05.2008 № 03-0306/1/302, от 24.04.2007 № 03-04-0601/129, УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061153). При этом соответствующее условие выплаты надбавки (доплаты) должно быть предусмотрено коллективным договором, соглашением, трудовыми договорами, локальными нормативными актами организации.