Исполнительная документация (ИД) — это пакет документов, собранных и оформленных в процессе реализации строительно-монтажных работ (СМР) в соответствии с проектом. Такая документация юридически устанавливает ответственных согласующих лиц, обеспечивает контроль за качеством и фактом выполненных работ, соответствие проведенных работ сметной документации и техническим регламентам. К исполнительной документации относятся не только рабочие чертежи и факты освидетельствования разных видов работ или конструкций, но и большой объем других важных документов: паспорта и сертификаты соответствия, декларации о качестве строительной продукции, заключения и протоколы лабораторных испытаний, геодезические схемы и пр.
С точки зрения системы обеспечения контроля за ходом реализации строительных работ важно изначально установить критические показатели по проекту. Так, необходимо обозначить критическое отклонение по времени, срокам предоставления исполнительной документации, объему выполненных строительно-монтажных работ и пр.
Основные сложности, ведущие к увеличению периода работы над исполнительной документацией и возникновению угрозы несвоевременного предоставления ее генеральному подрядчику, с которыми приходится сталкиваться инженерам производственно-технического отдела (ПТО) в подавляющем большинстве строительных организаций:
- допущение ошибок в отчетах, пропуск отдельных конструкций, заявленных к испытаниям со стороны лаборатории;
- несоблюдение производителями работ правил по заполнению строительных журналов;
- внесение изменений в требования по оформлению исполнительной документации у новых контрагентов;
- внесение новых положений в контрольные сметы со стороны заказчика при условии, что данные требования физически не могут быть выполнены в текущем отчетном периоде, а потому вынужденно будут перенесены к следующему в соответствии с графиком производства работ (ГПР).
Для того чтобы обеспечить оперативную и своевременную передачу исполнительной документации генеральному подрядчику, минимизировать риск срыва выплаты денежных средств, необходимо постоянно отслеживать и осуществлять контроль за всеми этими процессами в совокупности. Причем указанные выше трудности — далеко не все случаи, с которыми приходится сталкиваться инженерно-техническим специалистам, ответственным за ведение исполнительной документации.