Практика работы на производстве зачастую показывает, что мероприятия по улучшению организации работы и конкретных производственных процессов осуществляются и проводятся выборочно и интуитивно, что приводит к ограниченному использованию имеющихся ресурсов, неполному достижению возможных эффектов рационализации, недостаточному уровню конкурентоспособности продукции и предприятия в целом.
Используя системный подход к выполнению работ по планированию и выделяя на это соответствующие ресурсы до начала внедрения предусматриваемых изменений, можно избежать дорогостоящих корректировочных действий в процессе производства, снизить затраты и быстрее получить необходимую и желаемую прибыль.
Целостный и системный подход к рассмотрению вопросов планирования предполагает также упорядоченный и всесторонний образ мыслей и действий. Действовать при планировании необходимо поэтапно: вначале системно рассмотреть все взаимосвязи имеющихся рабочих систем, подвергая их анализу, а затем объективно и грамотно скоординировать и дополнить элементы функционирующих рабочих систем.
Для успешного планирования и организации рабочих систем необходимо выполнить определенные организационные условия.
Для начала необходимо определиться, идет ли речь о новом планировании (как правило, отсутствует сравнимая рабочая система и существует много возможных вариантов), перепланировании (как правило, изменяется существующая рабочая система и возможности реструктуризации ограниченны) или внутреннем планировании (как правило, планируется схожая рабочая система в уже существующей организационной единице — отправные точки в основном определены, а возможности изменений ограниченны).
В зависимости от того, какой из видов планирования будет реализовываться, необходимо соблюсти определенный ряд организационных условий. Можно также определить, с какого этапа планирования системы целесообразно начинать. Имеющиеся в распоряжении данные могут снизить объем работы, связанный с ситуационным анализом, а в некоторых случаях и вовсе его исключить. Имеющиеся в распоряжении данные подлежат проверке на достоверность и актуальность.