C 1 января 2018 года при ведении бухгалтерского учета бухгалтерам бюджетных учреждений нужно применять утвержденные Минфином России федеральные стандарты. До начала 2018 года следует кардинально пересмотреть учетную политику учреждения. С 2018 года основой для учетной политики должен быть стандарт «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утвержденный приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256 н.
Этот документ устанавливает термины и понятия, которые надо использовать в учете и отчетности. Так, в действующих нормативных актах по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях нет определения активов. А в Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» говорится, что объектом учета является актив. В стандарте «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора» даны четкое определение и критерии, по которым объект относят к активам. Актив — это имущество, включая наличные и безналичные денежные средства, принадлежащее субъекту учета и находящееся в его пользовании, контролируемое им в результате произошедших фактов хозяйственной жизни, от которого ожидается поступление полезного потенциала или экономических выгод.
Одним из критериев является контроль над активом, что означает обладание субъектом учета правом использовать актив (в том числе временно) для извлечения полезного потенциала или получения будущих экономических выгод в процессе достижения целей своей деятельности и может исключить или иным образом регулировать доступ к этому полезному потенциалу или экономическим выгодам. Стандарт предусматривает формы контроля над активом. Субъект учета контролирует активы в форме имущества, закрепленного за ним собственником в целях: выполнения государственных полномочий (функций), осуществления деятельности по оказанию государственных услуг, для управленческих нужд учреждения.
Если критерии не соблюдаются, то имущество к активу не относится и объект следует учитывать за балансом.