Любой бухгалтер скажет, что излишек денежных средств в кассе даже хуже, чем недостача — ведь это означает, что кассир взял лишние деньги у покупателя. И то и другое плохо, и то и другое — есть в торговле, как ни крути. При нынешнем дефиците квалифицированных кадров недостача — очень распространенное явление. Часто кассир — бывший двоечник, который плохо учился математике.
Вот несколько причин, по которым числа в ваших отчетах могут не совпадать с остатком в денежном ящике.
1. ЛИШНЯЯ СДАЧА ПОКУПАТЕЛЮ
Одна из основных причин возникновения дефицита заключается в том, что кассиры в конечном итоге переплачивают клиентам. И хотя эти расхождения в денежных средствах действительно случаются время от времени, хорошая новость заключается в том, что недостающие деньги обычно составляют всего несколько рублей. По этой причине многие магазины предоставляют кассирам некоторую гибкость, обычно на сумму до 30 рублей владелец бизнеса просто закрывает глаза. О таких небольших недостачах продавцы не оповещают управляющего, а просто вкладывают свои деньги.
Ввод неверных способов оплаты особенно характерно для магазинов, использующих разные, в том числе смешанные системы оплаты, требующие от кассира вручную указать, был ли оплачен товар наличными, кредитной и дебетовой картами или подарочными картами и сертификатами, где одна неосторожная ошибка может вызвать у кассира значительный избыток или дефицит денег.
2. НЕДОСТАТОК СДАЧИ ПОКУПАТЕЛЯМ
Знаете ли вы, что излишек в ящике так же плохо, как и недостаток? Это связано с тем, что чаще всего излишки являются результатом того, что кассир не дает покупателю достаточную сдачу. Либо покупатель широким жестом сказал: «Сдачи не надо». Излишки особенно плохи из-за негативного воздействия, которое они могут оказать на репутацию вашего магазина. Вы не хотите рисковать, что недовольный покупатель никогда больше не совершит покупку в вашем магазине. Также он может опубликовать в социальных сетях информацию о своем опыте, которую увидят другие клиенты.
3. ВВОД НЕВЕРНЫХ СПОСОБОВ ОПЛАТЫ
Еще один фактор, который может привести к закрытием кассиром смены без верного денежного остатка, — это неправильный тип платежа. Это особенно характерно для магазинов, использующих разные, в том числе смешанные системы оплаты, требующие от кассира вручную указать, был ли оплачен товар наличными, кредитной и дебетовой картами или подарочными картами и сертификатами, где одна неосторожная ошибка может вызвать у кассира значительный избыток или дефицит денег.
Хотя эти ошибки могут быть очень неприятными, хорошей новостью чаще является то, что денег на самом деле хватает. И после небольшого исследования менеджеры магазина обычно могут быстро обнаружить проблему и устранить ее.
Пока люди работают в магазинах, проводят инвентаризацию и управляют деньгами, вам нужно время от времени учитывать человеческие ошибки.
4. НЕПРАВИЛЬНАЯ ОБРАБОТКА ВОЗВРАТОВ
Несоблюдение надлежащего протокола возврата также может вызвать множество проблем, когда дело доходит до отчетов в конце смены, особенно в тех случаях, когда клиенты выбирают возврат наличных вместо обмена товара или получения кредита в магазине. Фактически, неправильное обращение с возвратами может вызвать множество проблем с инвентаризацией, а также несоответствие денежных средств в кассе, поэтому всегда полезно убедиться, что только хорошо обученным и опытным сотрудникам разрешено обрабатывать возвраты.
5. КРАЖА
Последняя серьезная причина нехватки наличности — воровство.
Хотя менеджеры не должны сразу обвинять кассиров в воровстве при первых признаках нехватки, бывают случаи, когда сотрудники действительно воруют (или «берут на время») из денежного ящика. Как только вы заметите, что деньги регулярно пропадают в конце смены, вы захотите провести расследование, чтобы узнать, не ворует ли у вас кто-то из сотрудников.
С приходом компьютеризации в торговлю, многие ошибки кассиров стали просто невозможны. Хотя, как показывает практика, обмануть можно практически любую технику.
Хорошая POS-система может помочь предотвратить рост этих ошибок.
Хорошая POS-система может помочь предотвратить рост этих ошибок.
С учетом сказанного, денежные расхождения — серьезная проблема. Даже когда денег на самом деле не хватает, менеджеры все равно тратят много времени на проверку чеков или просмотр данных, чтобы отследить ошибки и исправить их. А это время можно было бы потратить на более продуктивные дела. Кроме того, менеджеры мало что могут сделать для снижения вероятности человеческой ошибки, если не считать лучшего обучения и одновременного закрепления кассового аппарата только за одним человеком.
Z-отчет предоставляет интерактивные данные по каждой транзакции, поэтому вы можете развернуть их, чтобы проанализировать любые расхождения.
Технологии, используемые для управления запасами, записи транзакций и отслеживания денег в магазине, прошли долгий путь. Фактически, хорошая POS-система включает в себя ряд средств внутреннего контроля, предназначенных для защиты от неосторожных ошибок, которые вызывают расхождения в отчетах или действительно стоят магазину потери денег. И хотя эти системы не могут полностью исключить вероятность того, что сотрудники совершат ошибки, они могут помочь вам выявить и исправить эти ошибки, прежде чем они превратятся в более крупные и требующие больше времени проблемы.
Фактически, хорошая POS-система включает в себя ряд средств внутреннего контроля, предназначенных для защиты от неосторожных ошибок, которые вызывают расхождения в отчетах или действительно стоят магазину потери денег.
Вот несколько полезных функций, которые следует искать в системе POS, чтобы помочь вам более эффективно управлять деньгами вашего магазина и его запасами:
1. Отслеживание продаж в реальном времени: система, которая регистрирует продажи по мере их возникновения и упрощает поиск прошлых транзакций, может помочь в отслеживании и устранении несоответствий.
2. Удаленный доступ: POS-системы со встроенной облачной технологией позволяют легко отслеживать продажи и просматривать отчеты в любом месте и в любое время одним нажатием кнопки.
3. Более простой в использовании интерфейс: хорошая POS-система должна иметь интуитивно понятный дизайн, который легко освоить. Таким образом, у сотрудников будет гораздо меньше шансов ошибиться или нажать не ту кнопку при обработке платежей или возврате.
4. Отслеживание сотрудников и отчетность. Отслеживание активности сотрудников может помочь вам быстрее выявлять ошибки. Помимо помощи менеджерам магазинов в отслеживании сотрудников, подозреваемых в нечестном поведении, возможность отслеживать своих сотрудников позволяет вам понять, кто и почему делает ошибки, и это может помочь вам обучить сотрудника и предотвратить повторение тех же ошибок в будущем.
Специфика торговой деятельности подразумевает возможность недостач. Да, далеко не всегда вина ложится на продавцов, но эти сотрудники, так же как управляющие — материально ответственные лица. А значит и отвечать за ущерб, в большинстве случаев, придется им.
Как действовать владельцу бизнеса? Все эти регламенты оговорены в нашем законодательстве.
Хорошая POS-система должна иметь интуитивно понятный дизайн, который легко освоить. Таким образом, у сотрудников будет гораздо меньше шансов ошибиться или нажать не ту кнопку при обработке платежей или возврате.
Итак, в ходе плановой проверки обнаружена недостача в кассе денежных средств. Не секрет, что зачастую и недолго думая владелец магазина — особенно это касается малого бизнеса — возлагает вину на своих сотрудников и вычитает из их зарплаты недостающие суммы. Но даже наличие договора материальной ответственности не означает, что продавцы обязаны выплатить сумму ущерба. Более того, по нормам законодательства такие действия работодателя являются противоправными.
И что же делать владельцу — каждый раз платить из своего кармана, подвергая продавцов соблазну быть нечистыми на руку? По нормам трудового законодательства владелец бизнеса обязан:
1. Провести специальную проверку, дабы определить размер ущерба и установить причины его возникновения. Для проверки необходимо создать специальную комиссию.
2. Запросить у подозреваемых в совершении недостачи продавцов (а можно и у остальных сотрудников магазина) объяснительные в письменном виде. При отказе — составить акт.
3. Предоставить продавцам возможность знакомиться с ходом проверки. При несогласии с материалами продавцы имеют право обжаловать их.
4. Признать свою вину в случае неисправности кассовой техники или недостаточном обеспечении продавцов способами охраны денежных средств. Это считается необоспечением нормальными условиями труда.
5. Составить акт по итогам проверки и дать возможность ознакомиться с ними под роспись как членам комиссии, так и сотрудникам.
6. Издать приказ о взыскании ущерба в течение 30 дней с момента подписания акта.
Если вина продавцов будет доказана, и если в магазине заключен договор о коллективной материальной ответственности, сумма недостачи делится на всех работников, исключая тех, кто отсутствовал по уважительной причине (был в отпуске или на больничном, например).
Закон больше защищает продавца, чем его работодателя: сумма взыскания не может быть больше среднемесячного заработка.
Обязанности и права продавца в случае выявления недостачи:
1. Продавец имеет право оспорить факт своей причастности в суде.
2. В случае, когда вина продавца доказана комиссией, и продавец согласен с ней, он может выплатить сумму недостачи добровольно, либо она будет удержана из его зарплаты.
Закон больше защищает продавца, чем его работодателя: сумма взыскания не может быть больше среднемесячного заработка, а если ущерб удерживается из зарплаты частями, то сумма удержания не может превышать 20% заработка (в некоторых случаях — 50%).
Если сумма ущерба очень крупная, то без обращения в суд владельцу бизнеса не обойтись.
Для удержания суммы ущерба частями юристы рекомендуют подписать с работником письменное соглашение с указанием конкретных дат и сумм выплат.
Сотрудники редко соглашаются на добровольное признание своей вины, и работодателю следует соблюдать все необходимые процедуры, указанные выше, иначе работник (даже виновный) обратиться в суд, и, как показывает практика, с большой долей вероятности его выиграет.
Так вкратце выглядит описание проблемы недостач с юридической точки зрения. Правильное и своевременное проведение инвентаризаций магазина с грамотным оформлением всех необходимых документов, контроль за состоянием кассовой техники — даже соблюдение этих двух мер могут стать для владельца магазина гарантией сведения к минимуму вероятности недостачи.
Сергей Савсерис, российский юрист, специалист по вопросам налогообложения, создал таблицу, наглядно показывающую виды недостач в торговле и разделы Налогового Кодекса, которые «отвечают» за них в законодательстве.