Если в предыдущем периоде развития экономики архивы в компаниях выполняли роль хранилищ документов для сотрудничества с контрагентами, регуляторами, судебными органами, то в настоящее время, с учетом перехода к цифровой экономике, или «экономике данных», они превращаются в корпоративную базу знаний, общее информационное пространство для пользователей и процессов. Знания эти необходимы компании для обеспечения конкурентных преимуществ, повышения эффективности всех бизнес-процессов, гибкости управления и кастомизации работы в случае конкретных сделок [1, 2].
Электронный архив способен обеспечить предприятию целый ряд преимуществ:
- повышение эффективности процессов, предоставление свободного доступа к данным о деятельности компании в целом или к информации об отдельном строительном проекте, обеспечение возможности поиска информации по заданным параметрам и по клику;
- существенное (до 10 раз) сокращение затрат времени на поиск необходимого документа, отсутствие необходимости переключаться с одной рабочей задачи на другую;
- повышение качества обслуживания заказчиков, оперативные и полные ответы на запросы контрагентов, контролирующих органов и пр.;
- сглаживание границ, устранение разобщенности между подразделениями компании, включая территориально удаленные офисы и подразделения (сотрудников, переведенных на удаленный режим работы), склады, строительные площадки, проектные бюро;
- экономия пространства для хранения документов;
- сокращение простоев, времени на адаптацию при переходе на дистанционный режим работы, срыва сроков реализации строительных проектов из-за недоступности нужной информации.
Но необходимо помнить, что внедрение электронного архива предполагает определенные, довольно крупные вложения, отражается на общих затратах строительной компании и требует оценки эффективности и обоснования инвестиций, предшествующих реализации подобного проекта [3].
По нашему мнению, оценка экономической эффективности проекта внедрения электронного архива в компании должна включать в себя несколько этапов или блоков работ [4–7] (см. рисунок).