Журнал выдачи расчетных листков может использоваться в качестве доказательства при возникновении споров между работодателем и сотрудником. Ниже приведен порядок ведения ведомости выдачи расчетных листков в организациях с учетом имеющихся нюансов.
Согласно трудовому законодательству (ст. 136), на работодателя налагается обязательство по уведомлению сотрудников об объеме начисленной зарплаты и удержаниях. Наниматель обязан предоставлять работнику расчетные листки, в противном случае это будет считаться административным правонарушением. Расчетные листки требуется изготавливать в 2-х экземплярах: 1-й экземпляр должен быть выдан на руки сотруднику, а 2-й остаться в организации. Для расчетных листков установлен минимальный срок хранения, который составляет 5 лет.
Одновременно с этим, на законодательном уровне не урегулирована необходимость учета предоставления листков. По этой причине у работодателей часто возникает вопрос, касающийся процедуры доказывания факта их предоставления работникам при проверке представителями надзорных органов (ФНС и ГИТ).
Несмотря на то, что законодатель на налагает на нанимателей обязанностей по ведению журнала учета выдачи расчетных листков, специалисты все-таки рекомендуют это делать, т.к. при возникновении споров с сотрудником эту будет являться доказательством, что листок был ему выдан в установленный срок. Мало сотрудников хранят расчетные листки на протяжении 5 лет, на экземпляре же, который остается у компании, подпись получившего его лица не ставится. Таким образом, доказательством выдачи «расчетки» может стать лишь журнал, где работник, при ее получении, оставил свою подпись. В противном случае доказать факт выдачи будет практически невозможно. Поэтому несмотря на то, что ведение журнала не обязанность, а право, игнорировать этот документ не стоит.
Основанием для заполнения журнала выдачи является предоставление «расчеток» сотрудникам. При каждой новой выдаче документа, журнал нужно пополнять свежими данными. Обычно заполнение журнала трудностей не вызывает.