В настоящий момент четкие требования по оформлению благодарственных писем отсутствуют. Но есть ряд правил, которых рекомендуется придерживаться:
• Письмо лучше оформлять на фирменном бланке компании.
• В верхней части письма нужно указывать наименование документа («благодарственное письмо»).
• Обращаться к сотруднику лучше по имени-отчеству. При желании перед именем-отчеством можно указать «уважаемая/уважаемый», «дорогая/дорогой» и т.д. (например, «Уважаемый Геннадий Петрович!», «Дорогая Ольга Петровна!»).
• К тексту в письме нужно подойти с особой тщательностью. Фразы в тексте должны порадовать сотрудника и настроить его на позитивный лад.
• В конце письма нужно указать Ф.И.О. руководства, от имени которого выносится благодарность. Хорошо будет, если руководитель поставит свою подпись и дату подготовки документа.
При оформлении благодарственного письма нужно придерживаться делового стиля и указывать конкретные заслуги, — в зависимости от обстоятельств. К примеру, «за успешную подготовку проектно-сметной документации», «эффективное производственное взаимодействие», «квалифицированную методическую поддержку» и т.д. При этом нужно отталкиваться от должности сотрудника, его обязанностей и конкретных достижений. Часто в благодарственных письмах можно встретить следующие формулировки:
• «высокий профессионализм»;
• «достижение целей и задач компании»;
• «качественное выполнение должностных обязанностей на протяжении 10 лет»;
• «значительный вклад в общее дело/ работу компании»;
• «плодотворную работу»;
• «активное участие в …» (проведении капитального ремонта объекта, строительстве здания по адресу …, ликвидацию производственной аварии и т.д.).
• «инициативность»;
• «добросовестную работу».
Помимо вручения благодарственного письма, отличившегося сотрудника можно отблагодарить и другими способами. Способ нужно выбирать, исходя из достижений работника и возможностей компании. При грамотном подходе к благодарности, это мотивирует сотрудников к дальнейшим свершениям.
Ниже приведены альтернативные способы благодарности сотрудников:
1. Вручение ценного памятного подарка
Подарок не обязательно должен быть дорогим, — важно, чтобы он был приятным и полезным. Какой именно подарок выбрать зависит от конкретного сотрудника и его интересов. Хорошо, если подарок будет связан с деятельностью сотрудника (например, электродрель), но это вовсе не обязательно. Вручить подарок отличившемуся работнику лучше публично при всем коллективе, чтобы они тоже поздравили коллегу и старались равняться на него.
2. Организация небольшого праздника
Еще один способ отблагодарить сотрудника за проделанную им работу — организовать небольшой праздник в его честь. При этом необязательно привлекать организаторов праздников и аниматоров. Можно собственными силами украсить помещение воздушными шарами, бумажной гирляндой и т.д. Также можно организовать небольшой банкет с бутербродами, чаем и пиццей. Во время празднования можно вручить виновнику торжества памятный сувенир и букет цветов. Праздник порадует сотрудника и простимулирует его к дальнейшим свершениям.
3. Предоставление скидок и/или льгот
Еще одним методом поощрения работника является предоставление льгот и скидок. К примеру, можно договориться с рядом расположенными заведениями (салонами красоты, кафе, ресторанами, автомойками, автосервисами и т. д.) о предоставлении отдельных услуг бесплатно или со скидкой на условиях бартера. Это низкозатратный способ, но при грамотном подходе он придется по душе сотруднику.
4. Путевка
Путевка может быть любой: на отдых в санатории или на базе, на посещение каких-либо достопримечательностей и т. д. К примеру, можно организовать поездку на горячие источники, в пещеры. Выбор метода поощрения зависит от интересов сотрудника, достопримечательностей региона/города и финансовых возможностей компании.
5. Денежное вознаграждение
В завершении нужно отметить самый популярный и эффективный способ мотивации — финансовое вознаграждение (премия), которой будет рад абсолютно любой работник. И сотруднику приятно и руководству легче — не нужно тратить время и силы на подбор индивидуального подарка.
Чтобы сотрудники работали эффективно и демонстрировали качественные результаты, можно сделать поощрения доброй традицией. К примеру, отмечать отличившихся сотрудников 1 раз в 3 месяца, или в полгода. Рабочий коллектив сам может принять участие в выборе наиболее эффективных работников, к примеру, можно создать таблицу, в которую каждый из них будет вносить похвалыи отмечать достижения коллег.