В результате анализа организации и нормирования труда сотрудников отдела кадров были выявлены потери рабочего времени, которые совершались за счет:
1. Частых выходов из кабинета (по личной надобности, на кухню).
2. Конфликтов с коллегами.
3. Выхода из строя оборудования.
4. Незапланированных телефонных звонков.
Эти нарушения, которые были выявлены в результате фотографии рабочего времени, можно сократить посредством проведения мер по устранению потерь. Предлагаемые меры совершенствования организации труда:
1. С целью сокращения количества выходов из кабинета и количества личных звонков, которые отвлекают от основной работы и возможно выводят из равновесия сотрудников, предлагается ввести санкции за нерегламентированные потери времени, опоздания и преждевременное начало перерывов на обед.
2. Применить функцию видеонаблюдения за рабочим процессом в отделах с целью сокращения конфликтов, а также частого приема пищи во внеобеденное время.
3. Осуществить наладку оборудования и аппаратуры для предупреждения выхода из строя, что повлечет за собой сокращение затрат рабочего времени на устранение неполадок.
В данной ситуации необходимо установить время приема звонков, в которое специалист может отлучиться от бумажной работы и сосредоточено ответить на все интересующие вопросы и далее продолжить выполнение основной работы без затрат времени на звонки.
На основании выявленных причин, мешающих рациональному использованию рабочего времени менеджера, были определены следующие меры по их устранению.
1. Виды помех: нерациональное планирование. Об этом виде помех говорит, например, то, что фактические затраты времени на некоторые из обязанностей меньше плановых. Данные задачи выполняются в недостаточном объеме, либо неправильно рассчитано плановое время на их выполнение (оперативное совещание с менеджерами отдела — на 0,3%, подготовка отчетов — на 0,7%, определение потребности в обучении — на 0,4%, служебные разъезды — на 0,3%). На некоторые виды работ фактические затраты времени, наоборот, неоправданно высоки (оперативное совещание с директором — на 2,4%, регламентированные перерывы — на 3,1%, работа над вакансией — на 11,7%, проведение собеседований с кандидатами — на 5%).