Электронный документооборот — система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере.
Отметим перечень функциональных операций, подлежащих автоматизации, которые можно получить от внедрения ЭД в произвольной организации либо службе, деятельность которой связана со значительной перепиской между ее сотрудниками и сотрудниками других, сторонних организаций:
• регистрация документов в электронном виде;
• использование высокоскоростных поточных сканеров для обеспечения высокой скорости ввода в систему ЭД поступающей бумажной корреспонденции;
• ввод резолюций к документам;
• ввод резолюций как в текстовом виде с клавиатуры либо сенсорных панелей, а также надиктовывание их в звуковой либо видеофайл;
• выполнение быстрого многокритериального поиска документов за счет построения полнотекстовых индексов баз данных;
• осуществление контроля исполнения документов, поступающих в организацию;
• распределенное хранение и обработка документов в сети;
• распределение прав доступа к различным документам и функциям системы ЭД;
• одновременное заведение не скольких картотек документов;
• работа с проектами документов;
• распределение находящихся на исполнении документов по папкам в зависимости от стадии исполнения документа: «поступившие», «на исполнении», «на контроле», «на согласовании» и др.
• формирование необходимых отчетов;
• обмен документами по электронной почте;
• списание документов в дело и архив;
• отслеживание перемещений бумажных оригиналов и копий документов, ведение реестров внутренней передачи документов;