Для каждой организации в области управления персоналом является важным грамотно распределить функционал между работниками. Каждый руководитель, исходя из задач, стоящих перед подразделением, стремится оптимальным образом сформулировать задачи для каждого работника, чтобы подразделение в целом выполнило все возложенные на него функции. Зачастую встает вопрос: а как это сделать? Как распределить задачи? Как выяснить, что на сегодняшний день выполняется работником из того, что за ним закреплено? Какой функционал не закреплен ни за кем и перекладывается с одного работника на другого?
Как показывает практика, многие работники очень своеобразно понимают задачи, стоящие перед ними. Это легко увидеть, если дать задание описать свои должностные обязанности. И если соединить все то, что напишут работники в функционал подразделения, редко когда получится картина, которую задумывали.
Еще одна проблема — некорректно зафиксированный в должностных инструкциях функционал. Как часто пишутся должностные инструкции? Просто берется пример из интернета и меняется название организации. Хорошо, когда при разработке должностных инструкций берут во внимание профессиональные стандарты (если они есть), а также ЕТКС. Но на практике это делается далеко не всегда. И получается, что работник не может опереться на документы, задачи перед ним ставятся нечетко и он, соответственно, не может с полной отдачей выполнять то, что необходимо организации. Для руководителей размытый функционал работников также является большой и неприятной проблемой, руководитель не может ни обоснованно поощрить работника, ни наказать, так как неясно, что работник должен делать в рамках своих должностных обязанностей, а что он выполняет сверх них. Кроме того, нечеткость задач провоцирует конфликты между администрацией организации и работниками.
Решить обозначенные проблемы возможно, применив такой инструмент системы менеджмента качества, как матрицы ответственности (RACI).
Матрицы ответственности обладают рядом преимуществ перед другими инструментами по описанию деятельности работников (например, фотографией рабочего дня) и могут ими дополняться.