При возложении на сотрудника дополнительных обязанностей и доплат за их выполнение издается приказ. Обычно допобязанности возлагаются в следующих случаях:
• Если штатное расписание ограничено и потребовалось совместить однопрофильные должности/профессии.
• При увеличении объемов работ в организации (к примеру, при расширении зон обслуживания).
• Если один из сотрудников по тем или иным объективным причинам отсутствует на рабочем месте (находится на лечении, обучении, в декретном отпуске и т. д.), его обязанности могут быть возложены на другого работника. Выбранный для этих целей сотрудник должен обладать аналогичной квалификацией и иметь схожие навыки.
Когда инициатором возложения дополнительных обязанностей является руководство компании оно обязательно должно согласовать этот момент с сотрудником. Договоренность нужно зафиксировать документально путем оформления соглашения. Если одна из сторон (неважно — работник или наниматель) посчитает, что дополнительные обязанности далее выполнять не нужно (или не представляется возможным), соглашение должно быть расторгнуто. При расторжении дополнительной договоренности стороны обмениваются уведомлениями. Далее издается приказ о прекращении выполнения дополнительных обязанностей и снятии доплат за них.
Нормативное регулирование
При возложении на работника дополнительных обязанностей работодатель должен получить его согласие, а также предусмотреть доплату. В настоящий момент вопросы, касающиеся назначение и снятие доплат за допобязанности регулируют законодательные акты, приведенные в таблице № 1.
Важно отметить, что оплата за выполнение дополнительных обязанностей может быть назначена не только штатному сотруднику, но и привлеченному специалисту, который работает на основании срочного трудового договора либо по совместительству.
Подготовка приказа
Оформление документации по назначению сотруднику дополнительных выплат или их снятию осуществляется на основании приказа. Представитель работодателя самостоятельно определяет содержание приказа (законодательство строгой формы не устанавливает), но есть моменты, которые настоятельно рекомендуется учесть:
• Причина начисления (отмены начисления) доплаты должна быть сформулирована максимально четко.
• Нужно внести ведения о работнике, который будет выполнять дополнительную работу и получать доплату или уже выполняет, но необходимость в ней пропала (или возникли иные причины).
Также нужно указать:
• Наименование организации, ее адрес, реквизиты.
• Наименование документа («Приказ», «Приказ о назначении/снятии доплат»).
• Дату оформления документа.
• Ф.И.О. и должность руководителя.
• Подписи сторон.
• Основания для назначения/снятия дополнительных выплат.
Перечень основных ошибок при оформлении
В связи с тем, что форма приказа строго не регламентирована и ее подготовка возлагается на представителей организации, часто можно столкнуться с ошибками. Некоторые неопытные работники допускают ошибки, которые становятся причиной искажения информации (финансовой и кадровой). Ниже приведены наиболее распространенные из них:
— Приказ о снятии доплаты не содержит даты, с которой работник перестает ее получать. При грамотном оформлении приказа указываются даты прекращения: выполнения сотрудником дополнительных обязанностей и перечисления дополнительных выплат.
— Не допускается вносить сведения о выполнении сотрудником дополнительных обязанностей в трудовую книжку. Да и смысла эти действия не имеют — факт указания в трудовой книжке данных о совмещении не повлияет ни на пенсионные ни на страховые выплаты. Для подтверждения факта совмещения работнику достаточно запросить у нанимателя соответствующую справку.
Работники заинтересованы в том, чтобы все полагающиеся им выплаты были оформлены правильно (с учетом всех законодательных требований), чтобы не возникло проблем в дальнейшем. Если права сотрудника будут нарушены, он имеет право обратиться с жалобой в уполномоченные органы, представители которых привлекут нанимателя к ответственности.
Пример приказа о снятии доплаты
Как уже говорилось выше, на законодательном уровне строго не установлена форма приказа, поэтому работодатель составляет его самостоятельно. Однако есть перечень сведений, которые нужно указать. В их числе:
• Основания для прекращения перечисления дополнительных выплат.
• Должность и Ф.И.О. сотрудника.
• Даты прекращения выполнения работником дополнительных обязанностей и перечисления выплат за них.
Ниже приведен пример приказа о снятии дополнительных выплат:
Хранение
Для каждого документа существуют конкретные сроки хранения, которые были утверждены на законодательном уровне. В приказе Министерства Культуры Российской Федерации № 558 от 25.08.2010 говорится, что документы, которые содержат сведения о личном составе организации, дополнительных обязанностях работников и различных финансовых надбавках должны храниться на протяжении 75 лет.
Работа с кадровым составом организации имеет огромное количество особенностей и нюансов урегулированных на законодательном уровне, которые представители работодателя должны учитывать. При работе с кадрами представители работодателя должны учитывать требования Трудового кодекса Российской Федерации и иных законодательных актов. При нарушении работодателем требований законодательства, сотрудник вправе обратиться для защиты своих прав в судебный орган или трудовую инспекцию.