Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу.
Согласовывать такую финансовую помощь с участниками не нужно, если она не является крупной сделкой или сделкой с заинтересованностью. Устав ООО может содержать запрет на осуществление безвозмездных сделок без согласования с участниками. Поэтому нужно изучить Устав на наличие такого условия, и если запрет отсутствует, согласования не требуется.
Так как есть письмо от администрации, составление договора пожертвования не требуется.
Сумма помощи отражается в прочих расходах, независимо от того, будет ли оформляться согласие участников или нет. В расходах для целей налогообложения такая помощь не учитывается. НДС при оплате не начисляется.
Согласование с участниками финансовой помощи
В силу п. 1 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее — Закон об ООО) единоличный исполнительный орган (в рассматриваемом случае — директор) без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы и совершает сделки.
Согласно п. 3.1 ст. 40 Закона об ООО Уставом общества может быть предусмотрена необходимость получения согласия совета директоров (наблюдательного совета) общества или общего собрания участников общества на совершение определенных сделок. При отсутствии такого согласия или последующего одобрения соответствующей сделки она может быть оспорена лицами, указанными в абзаце первом п. 4 ст. 46 Закона об ООО, в порядке и по основаниям, которые установлены п. 1 ст. 174 ГК РФ.
Сделка, совершенная с нарушением порядка получения согласия на ее совершение, может быть признана недействительной в соответствии со статьей 173.1 ГК РФ по иску общества, члена совета директоров (наблюдательного совета) общества или его участников (участника), обладающих не менее чем одним процентом общего числа голосов участников общества.
Таким образом, Устав ООО может содержать запрет на осуществление определенных сделок дарения без согласования участниками. При наличии такого условия в отношении безвозмездных договоров сделку нужно согласовать с участниками ООО.