Расходы на ГСМ организация вправе учесть при налогообложении как материальные расходы или как расходы на содержание служебного транспорта.
При этом для документального подтверждения расходов следует располагать накладной, составленной поставщиком топлива, вторыми экземплярами или копиями путевых листов и чеками ККТ, выдаваемыми при приобретении ГСМ водителю при предъявлении им топливной карты.
Налогоплательщики с объектом «доходы, уменьшенные на величину расходов» при определении налоговой базы учитывают только расходы, которые приведены в п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Перечень носит закрытый характер и расширительному толкованию не подлежит. Расходы, не поименованные в п. 1 ст. 346.16 НК РФ, не учитываются при определении налоговой базы при УСН (письма Минфина России от 23.03.2017 № 03-11-11/16982, от 13.02.2013 № 0311-06/2/3694, от 20.12.2012 № 03-1106/2/147 и др., ФНС России от 08.11.2010 № ШС-37-3/14932, УФНС России по г. Москве от 09.12.2011 № 16-15/119728@ и др.).
На основании пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ при определении объекта налогообложения налогоплательщики, применяющие УСН, вправе уменьшить полученные доходы на материальные расходы. Расходы, указанные в пп. 5, 6, 7, 9–21, 38 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, принимаются в порядке, предусмотренном для исчисления налога на прибыль организаций ст. 254, 255, 263, 264, 265 и 269 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
Согласно пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ к материальным расходам относятся затраты налогоплательщика на приобретение топлива, воды и энергии всех видов, расходуемых на технологические цели, выработку (в том числе самим налогоплательщиком для производственных нужд) всех видов энергии, отопление зданий, а также расходы на трансформацию и передачу энергии.
Расходы организации-арендодателя на приобретение ГСМ могут быть признаны в качестве материальных расходов, поскольку в данном случае затраты на ГСМ производятся с целью извлечения доходов от сдачи ТС в аренду, и осуществление этих расходов возложено на арендодателя по договору аренды (письма УФНС России по г. Москве от 26.08.2011 № 20-14/2/083177@, от 30.01.2009 № 19-12/007413@).