Ольга Игоревна, некоторые бухгалтеры считают, что если указать в СЗВ-М лишнего работника на всякий случай, то это не ошибка. А если ПФР обнаружит в отчете того, кого включать было не нужно, это можно будет исправить без санкций. Так ли это?
Нет, такое мнение ошибочно. Например, если бухгалтер включит в СЗВ-М за сентябрь работника, который уволился в августе или еще раньше, то он направит в фонд недостоверные сведения. За такое нарушение предусмотрен штраф — 500 руб. за каждого сотрудника, по которому указали некорректные данные (ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ).
Исправить ошибку без санкций можно, но только до того, как ее обнаружит ПФР. Такие правила содержит пункт 39 Инструкции, утвержденной приказом Минтруда от 21.12.2016 №766н.
Как бухгалтеру исправить эту ошибку?
Если вы сдали исходный СЗВ-М, а затем обнаружили в нем неточности, отправьте в ПФР еще один отчет, который отменит ранее представленные сведения. В поле «Тип формы (код)» поставьте код «отмн» (см. образец ниже).
В отменяющий СЗВ-М включите только тех работников, сведения о которых были лишними в ранее представленном отчете. Тех, кого вы указали правильно, в отчете не отражайте. Иначе фонд удалит сведения о них из базы и у него вообще не будет персонифицированных данных по работникам учреждения за сентябрь.
Нужно ли, помимо отменяющего СЗВ-М, направить в ПФР письмо и в нем объяс нить ситуацию?
Обычно бухгалтеры не прилагают к отменяющему СЗВ-М какие-либо дополнительные документы. Направьте письмо с пояснениями, только если ПФР потребует уточнить сведения.
Что указать в ответном письме на запрос фонда?
Составьте письмо на имя начальника территориального органа ПФР в произвольной форме. Опишите ситуацию и укажите причины корректировки. Четыре частые причины сдачи отменяющего СЗВ-М — в таблице ниже.
Отметьте, что вы сами обнаружили и исправили ошибку, поэтому рассчитываете на освобождение от штрафа (см. образец).