Речь идет о рабочей группе по формализации и внедрению бизнес-процессов в компании — производителе светодиодных светильников ООО «ЛЕД-Эффект».
Как только мы поняли, что хотим не только увидеть визуализацию бизнес-процессов, но и автоматизировать каждый из них, то столкнулись с проблемой: с какого процесса начать? Каждый казался привлекательным с точки зрения оцифровки и последующей автоматизации. В решении вопроса помогла рабочая группа проектного офиса по внедрению бизнес-процессов. Как руководитель проектного офиса, я инициировала опрос руководителей отделов и подразделений с единственным вопросом: на что тратится больше всего времени в рамках тех процессов, в которых задействованы сотрудники подведомственных отделов? В результате был выявлен ряд проблем:
1. Теряется информация при обработке нестандартных запросов, поступающих от клиентов. (Нестандартным считается заказ, когда количество светильников превышает стандартное количество или спецификация светильника не утверждена.) Процесс «Размещение заказа Покупателя».
2. Д лительное время ответа со стороны руководства в ходе согласования оплаты в рамках процесса: «Согласование оплаты, услуг».
3. Не было понимания, кому и в какой последовательности выполнять действия в рамках процесса: «Изготовление опытных образцов».
Для каждой из проблем было разработано свое решение и при этом с использованием разных программных продуктов.
Итак, рассмотрим поподробнее процесс «Размещение заказа Покупателя».
Визуализация процесса была сделана с помощью нотации BPMN2 (см. блок-схему).
Из блок-схемы видно, что все взаимодействия между сотрудниками проводились в основном через Outlook с помощью электронных писем. Соответственно, чтоб уточнить срок производства нестандартного заказа направлялось от 4 до 6 писем, что заметно «засоряло» почту, и информация периодически терялась в большом потоке переписки.
По факту процесс работал, но для всех создавал массу проблем. Мною была предложена простейшая форма в Google-таблице, к которой имели доступ все заинтересованные лица.