Одной из наиболее часто встречающихся ошибок среди подрядных организаций является нарушение дисциплины переписки. В большинстве случаев представители подрядчика не уделяют должного внимания мероприятиям, связанным с организацией переписки, в частности, речь идет о подготовке писем и их отправке. При этом важно учесть, что последствия от пренебрежения этим пунктом могут быть серьезными, а именно компания может столкнуться с отказом в приеме выполненных работ (даже когда они были произведены на высококачественном уровне) и их оплате, кроме того, это может повлечь взыскание неустоек, пени и штрафов.
Специалисты, проводившие исследования в данном направлении, отметили ряд направлений, когда крайне важно отводить должное количество внимания письменным согласованиям.
Далее поговорим о несвоевременном согласовании мероприятий по производству работ — как основных строительных, так и дополнительных, и об отсутствии согласования на выполнение работ, закрепленного документально.
Зачастую в ходе реализации строительного проекта возникает необходимость в производстве дополнительных работ, которые изначально проектной документацией, техническими заданиями или сметами предусмотрены не были. Необходимость в производстве таких работ может возникнуть по различным причинам, и далеко не всегда причиной становится ненадлежащая подготовка. Указанные мероприятия законодатель относит к дополнительным. Основные правила, касающиеся дополнительных работ, предусмотрены гражданским законодательством, в частности ст. 743.
При возникновении необходимости в производстве дополнительных мероприятий в первую очередь требуется позаботиться о том, чтобы известить об этом представителей организации (компании), выступающей в роли заказчика. Представитель заказчика, в свою очередь, должен изучить необходимость в их проведении, а в случае положительного решения — согласовать выполнение дополнительных работ (в том числе порядок, объемы, сроки), подтвердив этот факт письменным соглашением. Только после получения письменного согласия заказчика, заверенного надлежащим образом, исполнитель (подрядчик) может приступать к работам. В случае если представители подрядной организации допустят нарушения указанных правил и приступят к производству дополнительных работ без предварительного согласования, заказчик вправе не оплачивать их и не компенсировать понесенные затраты (на материалы, зарплату рабочих, аренду техники и т. д.).