Работник организации, являющийся подотчетным лицом, представил для подтверждения расходов товарный и кассовый чеки. При проверке кассового чека на подлинность через сайт налоговой службы и сайт оператора ОФД выявлено, что чек не найден, при этом все необходимые реквизиты, указанные на чеке, отвечают требованиям Закона № 54-ФЗ к обязательным реквизитам кассового чека. Каким образом можно принять к учету расходы по данному кассовому чеку?
По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции: факт отсутствия информации о произведенном расчете в базе данных ФНС и оператора ОФД сам по себе не означает, что приложенный к авансовому отчету кассовый чек является фиктивным и не подлежит приему в качестве документа, подтверждающего расходы на покупку ТМЦ (работ, услуг). Если отсутствие данных у ФНС вызвано неправомерными действиями контрагента (не исполнена обязанность по передаче фискальных данных в налоговый орган), оснований не принимать такой чек и не учитывать подтвержденные им расходы, на наш взгляд, не имеется.
Однако если отсутствие информации о расчете у ФНС и оператора ОФД обусловлено фиктивностью самого чека (чек подделан), учет расходов на покупку ТМЦ правомерным не будет. С учетом того, что в рассматриваемом случае, помимо кассового чека, к авансовому отчету приложен также товарный чек, полагаем, что расходы на покупку ТМЦ могут быть учтены в целях налогообложения.
В соответствии с абз. 2 подп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Указание № 3210-У) подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.