Работник бюджетного учреждения, возвратившийся из командировки, представил следующие документы: электронные билеты РЖД, подтверждение бронирования апартаментов через booking.com, квитанция об оплате от booking.com (в которой указано, что она является доказательством совершения транзакции, но не является счетом и не может использоваться для возврата НДС). Оплата проживания была произведена другим человеком со своей банковской карты (сотрудник может представить квитанцию онлайн-банка с отметкой). Все документы без каких-либо отметок.
Какие расходы при наличии таких документов бюджетное учреждение может возместить сотруднику для целей бухгалтерского учета?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Возмещение расходов по проезду в служебную командировку и обратно работнику бюджетного учреждения может быть произведено на основании распечатанного электронного билета, содержащего реквизиты кассового чека (бланка строгой отчетности) в соответствии с Законом № 54-ФЗ, и контрольного купона электронного билета. Если соответствующие реквизиты в электронном билете отсутствуют, то в целях подтверждения понесенных расходов должен быть представлен еще и кассовый чек.
Возмещение работнику расходов на проживание в гостинице осуществляется на основании представленных им документов, подтверждающих факт оплаты гостиничных услуг и факт проживания работника в период нахождения в командировке в данной гостинице. В рассматриваемом случае представленные документы подтверждают только факт оплаты, но не факт проживания, следовательно, для возмещения таких расходов работнику учреждения необходимо заказать выписку (счет) гостиницы для соответствующего подтверждения.
Обоснование вывода:
На основании ч. 1 ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: