Основные новости в учете командировочных расходов связаны с тем, что в некоторых случаях на их сумму приходится начислять страховые взносы в государственные социальные внебюджетные фонды.
Как известно, работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в командировке суммах в течение трех рабочих дней. И приложить к отчету чеки, квитанции, билеты и командировочное удостоверение. Об этом сказано в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
Если работник представит документы позже установленного срока, то организации придется уплатить взносы. И это несмотря на то что командировочные расходы не облагаются страховыми взносами на основании ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ. К такому выводу Минтруд России пришел в письме от 07.10.2013 № 17-4/1647.
Дело в том, что авансовый отчет, который оформлен с нарушением указанных правил или к которому не приложены все необходимые документы или приложили, но не оформленные надлежащим образом, то это не соответствует требованиям законодательства. Поэтому командировочные расходы в таком случае «подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке».
В практике деятельности одной строительной организации сложилась следующая ситуация. Работники строительной организации часто ездят в командировки.
В организации на каждую командировку оформляются: приказ директора; служебное задание; отчет о командировке.
Командировочные расходы подтверждаются всеми необходимыми первичными документами – счетами, счетами-фактурами и бланками строгой отчетности из гостиниц, авиационными и железнодорожными билетами и прочими подтверждающими расходы документами.
Бухгалтер строительной организации знает, что документально подтвержденные расходы на командировки не облагаются страховыми взносами в соответствии с прямым указанием ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ. Однако, руководствуясь определенными соображениями, о которых речь пойдет ниже, организация не составляет и не выдает работнику командировочного удостоверения.