При планировании мероприятия совместно с клиентом возникает проблема, кто отвечает за еду.
Бывают случаи, когда клиент предлагает, чтобы еду частично готовил сам отель, а частично — другие лица. Чаще всего подобные ситуации возникают в низко- или среднебюджетном секторе, особенно при обслуживании свадеб, и для поставщика кейтерингуслуг это всегда головная боль. Существуют две причины, по которым клиент прибегает к подобным вариантам: чтобы снизить оплату услуг гостиницы, а также если родственники планировали преподнести свадебный подарок жениху и невесте в виде различных блюд, которые они замечательно готовят.
В этих случаях всегда следует вежливо, но твердо говорить «нет». Объясните клиенту, почему этот вариант неприемлем. Одной из причин является ваша юридическая ответственность. Вы целиком и полностью отвечаете за обеспечение блюд, но, если часть еды готовят посторонние лица, вы не можете контролировать ситуацию в полном объеме. Это также запрещено условиями вашего страхового полиса.
Не менее важная причина — качество и оформление. Не исключено, что родственники готовят свои знаменитые блюда из готовых смесей с добавлением сметаны. Насколько известно гостям, вся еда на столе будет предоставлена поставщиком кейтеринг-услуг. Вы не можете допустить, чтобы непрофессионально приготовленные блюда соседствовали на столе с вашей высококачественной едой.
Это вопрос вашей репутации, поэтому никаких компромиссов быть не может.
После того как клиент внес предоплату, заботой администрации отеля становится успешное проведение мероприятия. Правда, еще возможны изменения в меню, количестве гостей, а также предметов, которые необходимо взять напрокат, но в целом это мелкие проблемы, которые можно легко уладить.
С этого момента успех зависит от вашей способности спланировать и организовать мероприятие. Ни один из трех этапов — планирование, организация и проведение — не представляет сложности для опытного поставщика. Предпосылкой успеха являются заблаговременное планирование и организация. Без них мероприятие вряд ли будет успешным. Однако, если вопреки тщательному планированию и организации что-то получилось не совсем удачно, клиент останется недоволен. Поэтому все три этапа одинаково важны. Если производятся одновременное планирование и организация нескольких торжеств, особенно сложных и крупных, возникают дополнительные трудности. Небольшие мероприятия особых проблем не вызывают. Фактически на планирование и организацию нескольких небольших мероприятий уходит меньше времени, чем на подготовку каждого в отдельности.