Многие строительные компании теряют существенную часть финансовых ресурсов при участии в закупках (тендерах) на приобретение услуг и товаров. Одной из распространенных ошибок застройщиков является уверенность, что они обладают информацией обо всех участниках рынка. Однако это не так, т. к. рынок постоянно развивается — на горизонте появляются новые игроки, а старые усиливают, или же, напротив, теряют позиции.
Есть и узкие направления, в которых работают очень мало компаний и специалистов, а значит и найти подрядчика весьма проблематично. Но чаще всего строительные компании прибегают к получению услуг в сферах с высокой конкуренцией, в их числе:
• Отделочные работы (наружные и внутренние).
• Благоустройство.
• Монтажные работы.
• Охранные услуги.
• Поставка стройматериалов, оборудования и т. д.
• Электрика и др.
В различных компаниях поиск и подбор подрядчиков осуществляется по-разному, чаще всего эта обязанность возлагается на конкретного специалиста, к которому часто возникает масса вопросов, в том числе:
— Обладает ли сотрудник достаточной мотивацией для того, чтобы досконально изучать рынок в поисках наилучшего предложения?
— Имеет ли он личную заинтересованность в том, чтобы продвигать конкретную компанию либо специалиста (в том числе путем предоставления недостоверных/некорректных/неполных сведений).
— Насколько сильное влияние оказывает работа специалиста на компанию?
— Как часто на стройплощадке возникает аврал, который влечет за собой перерасход финансов за превышение объемов услуг/материалов?
При ответе на указанные вопросы специалисты отметили, что можно осуществлять качественный контроль за вышеперечисленными процессами без полного погружения руководства компании в работу отдела снабжения и закупок. Как это сделать?
1. Систематизация и централизация базы, содержащей сведения о контрагентах
Чем больше контрагентов содержится в базе, чем выше шанс выбрать наиболее оптимальный вариант в соотношении цена-качество. Если же в базе указана информация буквально о паре подрядчиков, то выбор меньше, а значит и ниже вероятность воспользоваться выгодным вариантом. К сожалению, с проблемой зависимости от конкретных специалистов сталкиваются многие компании, что влечет за собой возникновение рисков. Полноценная база нужна каждому застройщику, чтобы даже новый сотрудник смог оперативно с ней разобраться и приступить к работе, не теряя времени. Помимо информации о контрагентах в ней должны содержаться сведения о уже выполненных работах тем или иным подрядчиком, а также ценах. При наличии дополнительных критериев, они также должны быть внесены в базу для упрощения поиска.
2. Соблюдение сроков и объемов закупок
В первую очередь требуется согласовать план снабжения и график производства работ, а также расширить перечень ответственных лиц и создать цепочки согласований. В качестве исходных сведений можно применять локальные сметы РД, а также первичную корректировку объемов.
Наличие согласованного плана снабжения (или отправной точки) позволит минимизировать вероятность нарушения сроков и превышения установленных объемов, т. к. каждое отклонение имеет свою причину и ответственного.
3. Осуществление контроля за выполнением задач
После того, как вышеперечисленные задачи были выполнены, необходимо позаботиться о контроле за всеми стадиями закупки. Сведения об объеме и поставщиках должны быть всегда актуальными и контролироваться. Также необходимо определиться с рамками, за которые выходить не допускается — при их нарушении руководителю должно приходить соответствующее уведомление: к примеру, «победу одержала компания с большей ценой» или «плановый объем превышен».
Реализация вышеперечисленных мероприятий позволит:
• Свести к минимуму зависимость о «порядочности» сотрудников отделов снабжения и человеческого фактора в целом.
• Наладить взаимодействие смежных структур организации и добиться соблюдения плана по срокам и объемам.
• Осуществлять контроль за расходами, направляемыми на приобретение услуг и товаров.
Таким образом, задачи по снабжению можно делегировать, не переживая за возможность возникновения негативных ситуаций.
В настоящий момент для компаний, осуществляющих деятельность в строительной отрасли, разработано множество вариантов автоматизации, каждый из которых обладает как преимуществами, так и недостатками. Плюсы и минусы приведены в таблице № 1.
Проанализировав вышеперечисленные преимущества и недостатки, можно прийти к выводу, что наиболее оптимальным вариантом является облачный сервис, который не обладает явными минусами.