Даже при наличии стандартной системы контроля и процессов «от закупки до оплаты» выгоды, которые были определены на стадии переговоров, со временем могут быть сведены на нет. Обеспечение оптимального соотношения затрат и выгод в рамках договоров и сделок с третьими сторонами — это задача, которую приходится постоянно решать руководству большинства предприятий.
Вступая в отношения с третьими сторонами, компании используют договоры, чтобы защитить свои интересы и гарантировать получение тех преимуществ, на которые они рассчитывают. Недополучение выгод в рамках договоров с третьими сторонами является большой проблемой для компаний, в частности в условиях, когда им приходится решать и другие вопросы, например искать возможности сокращения затрат или повышения прибыли. И чем больше компании полагаются на третьи стороны, тем больше становится размер недополученных выгод. И если компании хотят достичь поставленных целей, им необходимо устранить эту проблему.
Учитывая распространенность и масштабы этой проблемы, следует говорить о необходимости обеспечения дополнительных коммерческих гарантий в рамках отношений с третьими лицами. Компании выдвигают повышенные требования к своим поставщикам в части обеспечения прозрачности и формирования доверия.
Для того чтобы выявить и решить проблему недополучения выгод, необходим особый подход. Во-первых, следует провести внутренний анализ различных составляющих договора компании для того, чтобы определить, действительно ли договор позволит добиться поставленной цели. Во-вторых, необходимо провести изучение третьей стороны с тем, чтобы убедиться в том, что контрагент действительно сможет предоставить компании те услуги или продукцию, за которые она платит.
Одним из элементов правильной системы управления договорами является проверка выполнения основных договоров компании, в частности в преддверии пересмотра их условий, возобновления или прекращения. Такие проверки позволяют выявить возможности экономии и повышения эффективности договоров, заключенных компанией с третьими сторонами.