Тренд влияния в экономике России
С каждым годом перед бизнесом все чаще возникает вопрос: развиваться или выжить. Современные экономические тренды обуславливают неравномерную реакцию отраслей и территорий и загоняют бизнес в рамки ограничений, что приводит к необходимости искать новые решения текущих задач, так как прежние уже не работают.
Экспертами агентства АКРА1 названы тренды 2023 г. в экономике России, и среди них одним из первых указан дефицит рабочей силы, сформированный прежде всего демографическими причинами, включая естественную убыль населения, релокацию высококвалифицированных специалистов за рубеж.
По данным исследования Банка России 2023 г., каждое второе предприятие испытывает дефицит обычных специалистов, а треть компаний сообщают о нехватке квалифицированных работников. Недостаток квалифицированных кадров стал главной проблемой крупного российского бизнеса (на это указали 53 % предприятий), следует из доклада о состоянии делового климата в России2.
В России произошла смена главной HR-стратегии, которой придерживаются работодатели, планируя активности на следующий год. Теперь во главе угла — не подбор новых сотрудников, а удержание уже имеющихся кадров.
«Вызовы второй половины 2022 и планы на 2023» — такой онлайн-опрос был проведен в ноябре 2022 г. В нем приняли участие более 300 компаний-респондентов, в их число вошли: HR и руководители компаний малого (24 %), среднего (20 %) и крупного бизнеса (56 %), где в 29 % компаний работает более 1000 сотрудников.
На первое место выходит удержание сотрудников. Это стало в 2023 г. приоритетной задачей для 71 % HR-специалистов. Особенно остро эта проблема стоит в крупных компаниях (77 %) и в малых компаниях (62 %).
На второе место по популярности вышла задача по повышению эффективности работы команд. Это стратегическое направление определили для себя 66 % HR-специалистов. Для представителей малого бизнеса задача повышения эффективности работы персонала выходит на первый план, по сравнению с удержанием3.
Таким образом, пока не решена проблема подбора и удержания квалифицированных специалистов, представителям бизнеса необходимо действовать в существующих рамках и искать решения.
Напомню, кадровый голод — это не единственный тренд в экономике России в 2023 г. Это, скорее, ключевой тренд, который создает дополнительные негативные последствия в решении других проблем российского бизнеса.
По данным исследования Банка России 2023 г., каждое второе предприятие испытывает дефицит обычных специалистов, а треть компаний сообщают о нехватке квалифицированных работников.
Предпосылки для оптимизации бизнес-процессов
Вне зависимости от отрасли и деятельности предприятия, вне зависимости от того, насколько и как выстроены бизнес-процессы предприятия и какие они, практически все бизнес-процессы имеют документарное оформление и сопровождение. Чем старше и больше компания, тем сложнее и запутаннее оформление документов, получение согласований, больше контроля за исполнением, а дополнительные действия влекут за собой дополнительное время, что требует увеличения штата сотрудников компании.
Как сказано выше, в современных экономических условиях бизнесу приходится находить новые решения. И об одном таком решении, призванном обеспечить бесперебойную работу предприятия в условиях нехватки персонала и квалифицированных специалистов, и пойдет речь.
Успех любого предприятия зависит от качества выполнения работы каждым сотрудником. Чем больше предприятие, тем сложнее становятся бизнес-процессы и существенно возрастает документооборот, а это дополнительная нагрузка на специалистов и благодатная почва совершения ошибок из-за возрастающих объемов работы и задач.
Для решения проблем руководители предприятий регулярно проводят оптимизацию бизнес-процессов. Оптимизация бизнес-процессов — это системный подход к реализации комплекса мероприятий, направленных на улучшение отдельных бизнес-процессов или всей деятельности предприятия, путем выбора лучшего способа выполнения.
Оптимизация бизнес-процессов способствует образованию нового подхода к операционной деятельности предприятия, снижает нагрузку на сотрудников и влияет на улучшение ключевых показателей.
Оптимизация бизнес-процессов проводится с целью:
• Сокращения времени выполнения операции;
• Снижения себестоимости продукта или услуги;
• Повышения качества конечного продукта или услуги и удовлетворенности клиентов;
• Достижения прозрачности бизнес-процессов предприятия;
• Равномерного распределения ресурсов;
• Усиления сквозного контроля в деятельности;
• Высвобождения ресурсов для развития предприятия;
• Совершенствования управляемости и развития.
Оптимизация бизнес-процессов на первый взгляд сложный и энергоемкий процесс, где требуется участие всех сотрудников предприятия. Поначалу на коллектив предприятия ложится дополнительная нагрузка поверх имеющихся сложностей в исторически сложившихся процессах, таких как:
• При принятии решений затрачивается много времени, а их реализация затягивается;
• Отсутствие контроля за ключевыми операциями;
• Низкий уровень качества выполняемой работы и высокий процент исправлений и переделок;
• Отсутствие разграничения зон ответственности на разных уровнях;
• Отсутствие кросс-функционального взаимодействия и корректной передачи информации между подразделениями;
• Количество сотрудников и подразделений растет, а увеличения результатов работы нет.
Поток — это система, при которой заказ, документ, продукт или услуга обрабатываются последовательно и в порядке по мере их поступления.
Оптимизация не терпит суеты
Оптимизация бизнес-процессов требует системного подхода и соблюдения определенного порядка действий, можно сказать проектирования и ручной настройки бизнес-процесса перед его тестированием и внедрением в операционную деятельность предприятия.
Во-первых, для успешной оптимизации необходимо «выйти из операционки» и перевести в формат проекта, сформировать команду и включить в нее экспертов трансформации, инжиниринга и реинжиниринга бизнес-процессов, которые владеют специализированным набором следующих инструментов:
• Исключение избыточных процессов, помех и препятствий в цепочке действия, сокращение необязательных итераций;
• Изменение и внедрение новых алгоритмов, улучшение методов выполнения работы;
• Упрощение и снижение уровня сложности оформления заказов и документов;
• Ускорение производства самих работ, применение механизации и автоматизации;
• Стандартизация шагов процессов и обеспечение их идентичной повторяемости;
• Унификация и единообразие подхода к оформлению документов во всех задействованных в бизнес-процессе подразделениях;
• Кросс-функциональное взаимодействие между подразделениями, обеспечение единого информационного поля;
• Добавление при изменении бизнес-процессов новых контрольных точек и шагов, исключение неэффективных существующих.
Во-вторых, определиться со стратегией и методом оптимизации бизнес-процессов. Чем старше предприятие, тем запутаннее административные бизнес-процессы, и порой имеет смысл проводить полное переустройство архитектуры, а именно реинжиниринг.
Реинжиниринг — это подход, основанный на полном отказе от прежних методов, правил и подходов в пользу полного перехода с функционального принципа управления на процессный принцип. Это революционный подход к изменениям, требующий переосмысления принципов работы предприятия, и кардинальное изменение, и перестройка работы в целом.
При реинжиниринге бизнес-процессов затрагиваются не только сами процессы предприятия, а еще изменения происходят в организационной структуре предприятия, изменяются зоны ответственности, функционал подразделений и должностные обязанности сотрудников.
В России произошла смена главной HR-стратегии, которой придерживаются работодатели. Теперь во главе угла — не подбор новых сотрудников, а удержание уже имеющихся кадров.
От функционального управления — к процессному подходу
Традиционным для российских предприятий является функциональный подход к управлению, который предусматривает разделение труда между функциональными центрами ответственности и выполнение каждый центром определенной функции или ее части. Построение системы управления с функциональным подходом обусловлено сложностью и разнообразием бизнес-процессов, для управления которыми требуется большой спектр знаний и экспертизы, затрачивается много времени и труда большого количества специалистов предприятия.
Процессный же подход построен на управлении предприятием через отстройку архитектуры системы бизнес-процессов, а именно персонал предприятия выполняет задачи по известному и согласованному сценарию, а руководитель подключается только при возникновении нетипичных ситуаций. Процессное управление помогает упростить процесс постановки задач, разобраться, кто из сотрудников какую работу делает и за что отвечает, устранить конфликты между подразделениями.
Переход от функционального принципа управления к процессному осуществляется по жизненному циклу, состоящему из пяти шагов:
1. Анализ;
2. Моделирование;
3. Реализация;
4. Мониторинг;
5. Оптимизация.
При процессном подходе фокус внимания управления смещается от человека к процессу, где, в свою очередь, есть вход в процесс, выход, задействованные ресурсы, показатели эффективности, регламент, владелец и исполнитель.
Ключевыми шагами оптимизации бизнес-процессов, на наш взгляд, являются анализ и моделирование. О них и пойдет речь, поскольку именно на этих шагах закладывается успех оптимизации бизнес-процессов предприятия.
Оптимизация бизнес-процессов способствует образованию нового подхода к операционной деятельности предприятия снижает нагрузку на сотрудников, и влияет на улучшение ключевых показателей.
Анализ текущего состояния бизнес-процессов
Анализ бизнес-процессов предприятия включает описание бизнес-процессов, определение точек кросс-функционального взаимодействия и контрольных точек, установление закономерностей, выявление узких мест и проблемных зон, а также причин их возникновения.
Насколько качественно и глубоко будет проведен анализ, будет зависеть качество моделирования новой системы. Чем больше выявляется аналогов и сходства, тем проще и легче будет будущая архитектура бизнес-процессов предприятия, и, соответственно, быстрее прохождение заказа, и проще документарное сопровождение, и ниже себестоимость продукта или услуги.
Из опыта, в большинстве случаев заявленное первоначально количество бизнес-процессов сокращается в несколько раз за счет выявления сходства операций и требований к документам, то есть, например, вместо пяти видов документов можно делать один, соответственно, из пяти бизнес-процессов остается один. Такое сокращение документов и операций, а также их универсализация позволяют настроить поток прохождения заказа, продукта или услуги и запустить по одному алгоритму несколько бизнес-процессов, что существенно сокращает время обработки и трудозатраты персонала и повышает качество и производительность предприятия без дополнительных ресурсов и затрат.
Поток — это система, при которой заказ, документ, продукт или услуга обрабатываются последовательно и в порядке по мере их поступления. В потоке этапы бизнес-процесса разделены и закреплены за разными специалистами, что увеличивает прозрачность процесса, уменьшает время прохождения этапа и повышает качество за счет снижения вероятности ошибки.
Многие предприятия достигают наибольшей экономии и производительности при переходе от функционального принципа управления к процессному с применением потоковой схемы в бизнес-процессах.
Настройка потокового прохождения заказа обеспечивает современные запросы российского бизнеса и позволяет произвести ручную настройку бизнес-процессов предприятия, адаптировав его под ограничения современных экономических условий.
Оптимизация бизнес-процессов требует системного подхода и соблюдения определенного порядка действий, можно сказать проектирования и ручной настройки бизнес-процесса.
Моделирование потока
Преимущества построения системы бизнес-процессов применением потоковой схемы очевидны:
• Сквозной бизнес-процесс прозрачен, каждый шаг выполняется отдельным подразделением, что повышает качество и сокращает время прохождения;
• Балансировка и равномерная загрузка подразделений предприятия;
• Увеличение пропускной способности предприятия без привлечения дополнительных ресурсов и персонала.
Но, учитывая, что такие изменения носят революционный характер и весьма болезненны для действующего предприятия, необходимо просчитывать и минимизировать риски, чтоб не допустить спад в работе и финансовые потери.
На наш взгляд, можно выделить три ключевых составляющих процесса, где находятся основные риски:
1. Процесс;
2. Документ;
3. Эксперт.
Основной риск в процессе выполнения работы — это неповторяемость алгоритма, которая влечет за собой непредсказуемость результата. Разнородный результат не позволяет выстроить поток по единому алгоритму.
Нивелировать риски в процессе можно применив инструмент стандартизации. Стандартизация работы — это точное описание каждого действия, порядка и правил осуществления деятельности, включая определение времени выполнения действий, последовательности операций и необходимого уровня ресурсов. По сути, стандартизация — это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в бизнес-процессах предприятия и повышения производительности и конкурентоспособности производимого продукта или услуги.
Рисковый момент в оформлении документа — это многообразие форм и формулировок исполнения. В ряде сфер подспорьем являются унифицированные формы и бланки, но они применимы только для данной сферы, а в другой — необходимо внесение изменений, что уже само по себе исключает универсальность и удобство применения.
Нивелировать риск избыточного и разнообразного документооборота предприятия призвана унификация документов. Унификация документов — это способ сократить избыточное многообразие форм деловых бумаг, привести их к формальному и содержательному единообразию на уровне структуры, языковых конструкций и характера производимых над ними операций (обработка, учет, хранение). При этом унифицированные формы документов можно применять не только внутри одной области, кадровом или бухгалтерском учете например, а сделать их едиными и сквозными для всех сфер и областей применения, через которые проходит бизнес-процесс.
Моделирование архитектуры бизнес-процессов при переходе от функционального принципа управления к процессному существенно затрагивает организационную структуру предприятия, что влечет за собой ротацию кадров и изменение функционала.
Изменение и оптимизация организационной структуры должны учитывать, как осуществляется управление информационными ресурсами предприятия, а именно коммуникацию людей, среду их взаимодействия и циркуляцию экспертизы и знаний в системном подходе.
Моделируя организационную структуру для новой архитектуры бизнес-процессов с потоковым подходом, необходимо:
• Выявить дефицитные области экспертизы из тех, которые являются ключевыми для предприятия;
• Сформировать список ключевых экспертов, проанализировав реальное (неформальное) экспертное взаимодействие;
• Выявить и визуализировать сети взаимодействия между сотрудниками в рамках областей экспертизы.
Чаще всего ротация персонала при изменении организационной структуры происходит исходя из субъективной оценки квалификации специалиста по принципу что до этого делал на предприятии. Такой подход неактуален, поскольку при реинжиниринге бизнес-процессов происходит глобальная их перестройка и полное изменение алгоритмов. Прежние знания и навыки специалистов могут оказаться невостребованными. Кроме того, вероятно нарушение баланса специалистов разных уровней, и какой-либо этап потока может быть не обеспечен специалистами надлежащей квалификации.
Нивелировать этот риск можно, создав экспертный ландшафт предприятия, который конфигурирует по специалистам и подразделениям, этапам потока бизнес-процесса и позволяет:
• Описать общую схему распространения экспертизы;
• Проанализировать сети распространения знаний для отдельных экспертов и подразделений;
• Найти специалистов, перегруженных ролью эксперта;
• Выявить локальные области с недостаточной экспертизой.
Таким образом, успех реинжиниринга архитектуры бизнес-процессов с применением потокового подхода состоит в системном подходе и ручных настройках трех ключевых составляющих — процесс, документ, эксперт. И от того, насколько глубоко будет проведен анализ текущей ситуации на предприятии, выявлены ключевые точки контроля и взаимодействия, как полученные знания будут применены в моделировании архитектуры и насколько будут учтены места возникновения рисков, будет зависеть жизнеспособность новой архитектуры бизнес-процессов, скорость и простота ее внедрения. А скорость перехода напрямую влияет на производительность предприятия и его финансовые показатели.
Реинжиниринг — это подход, основанный на полном отказе от прежних методов, правил и подходов в пользу полного перехода с функционального принципа управления на процессный принцип.
Ошибки при оптимизации бизнес-процессов
Если при оптимизации бизнес-процессов будут допущены ошибки, то никакие системы оптимизации не помогут повысить эффективность сотрудников.
Опыт проектов по оптимизации бизнес-процессов выявил типичные ошибки при оптимизации:
• Импульсивные решения. Каждое решение должно основываться на изучении и анализе текущей ситуации и устранять причины, а не ликвидировать последствия.
• Проведение оптимизации, не выходя из операционной деятельности, самими исполнителями бизнес-процессов. Любая трансформация должна производиться экспертами, которые учитывают опыт и лучшие практики других предприятий.
• Реинжиниринг бизнес-процессов без анализа и выявления узких мест, переустройства их, — при переносе ошибок из процесса в процесс эффективность не повышается.
• Проведение оптимизации бизнес-процессов без детального изучения деятельности предприятия в целях сэкономить время.
• Неверная постановка цели оптимизации бизнес-процессов влечет за собой неверный метод оптимизации, что не приведет к результатам.
• Желание руководителей принимать непосредственное участие в оптимизации бизнес-процессов, не обладая достаточной экспертизой, приводит к решениям, основанным не на анализе, а на видении конкретного руководителя.
• Неверное распределение сил рабочей группы. Распределение участников рабочей группы должно производиться на участки работы по приоритетности операций бизнес-процесса.
Заключение
Соблюдая основные принципы оптимизации бизнес-процессов и не допуская серьезных ошибок, можно добиться очень хорошего результата. Если правильно организовать процесс оптимизации бизнес-процессов и системно подойти к решению поставленной задачи, соблюдая методологию и опираясь на риски, то эффективность предприятия существенно повысится.