Что считать массовым мероприятием
Закон не устанавливает, какие мероприятия относятся к категории массовых. Исходя из практики мероприятие считают массовым, если оно адресовано и доступно неопределенному числу граждан. Общепринято, что массовое мероприятие — это организованная, активная форма деятельности или отдыха большого количества людей в общественных местах, способ удовлетворить политические, культурные, религиозные и другие потребности граждан. Поэтому признаками массового мероприятия можно считать:
— наличие цели;
— большое количество людей;
— организованность действий.
Понятие «массовый отдых» встречается в Законе от 06.10.2003 № 131-ФЗ. В п. 15 ст. 14 Закона № 131-ФЗ сказано, что условия для массового отдыха жителей поселения создают местные органы власти. Они же обустраивают места массового отдыха. Исходя из положений закона стоит обратиться к местному законодательству, чтобы определить, что относить к категории массовых мероприятий в вашем регионе.
Например, распоряжением мэра Москвы от 05.10.2000 № 1054-РМ «Об утверждении временного положения о порядке организации и проведения массовых культурно-просветительных, театрально-зрелищных, спортивных и рекламных мероприятий в г. Москве» установлено, что массовое мероприятие — это требующее согласования с органами исполнительной власти разовое массовое культурно-просветительное, театрально-зрелищное, спортивное или рекламное мероприятие, проводимое с 08:00 до 23:00 в стационарных или временных спортивных и культурно-зрелищных сооружениях, в парках, садах, скверах, на бульварах, улицах, площадях и водоемах.
Внимание! Проведение массового мероприятия в некоторых случаях следует согласовать с уполномоченным органом исполнительной власти. Проверьте это требование в вашем региональном законодательстве.
Какие бывают культурно-массовые мероприятия
Условно массовые мероприятия делят на общественно-политические, культурно-массовые, спортивно-зрелищные и религиозные обряды. Их отличают назначение, характер, структура, место проведения, у них разная степень влияния на охраняемые законом общественные отношения.
Общественно-политические мероприятия (митинги, шествия, пикетирования, публичные мероприятия, собрания, демонстрации) регулирует Закон от 19.06.2004 № 54-ФЗ. Порядок проведения религиозных мероприятий (религиозных праздников, траурных процессий, богослужений) предусмотрен Законом от 19.09.1997 № 125-ФЗ. Но в рамках этой статьи мы рассмотрим только организацию культурно-массовых мероприятий.
Культурно-массовые мероприятия можно поделить на культурно-досуговые и информационно-просветительские. Формы мероприятий разнообразны. Наиболее используемые из них представлены в таблице.
| Культурно-досуговые мероприятия | Информационно-просветительские мероприятия |
| Праздник — государственный, национальный, традиционный, профессиональный, семейный, города, микрорайона, села, улицы, фольклорный, спортивный | Гостиная — литературно-музыкальная, поэтическая, видеогостиная |
| Вечер — тематический, чествования, отдыха, знакомств, встречи, выпускной, литературный, поэзии, музыкальный, песни | Встреча с деятелями культуры, науки, литературы, лидерами общественных организаций |
| Концерт — тематический, театрализованный, отчетный, сольный | Форум |
| Программа — игровая, шоу, развлекательная, познавательная | Конференция |
| Фестиваль — искусств, кино, народного творчества, национальностей, дружбы | Симпозиум, съезд, собрание, круглый стол |
| Конкурс, смотр — профессиональный, игровой, творческих коллективов | Семинар, семинар-практикум, мастер-класс |
| Бал — выпускной, костюмированный, новогодний, маскарад | Лекционное мероприятие, лекторий — тематический, кино-, видеолекторий |
| Карнавал, шествие, парад, митинг, манифестация | Дискуссия, беседа |
| Народное гулянье, обряд, ритуал в соответствии с местными обычаями и традициями — национальными, семейными, гражданскими | Вебинар, видеолекция, курсы дистанционного обучения |
| Выставка — авторская, художественная, прикладного творчества, фото, народных промыслов, садоводов-огородников, цветов, животных | |
| Ярмарка — традиционная, ремесел, вакансий | |
| Презентация, викторина, лотерея, аукцион | |
| Спектакль | Вебинар, видеолекция, курсы дистанционного обучения |
| Дископрограмма — танцевальная, тематическая, ретро | |
| Демонстрация кинофильмов, видеопрограмм, мультимедийных проектов | |
| Спортивно-оздоровительное мероприятие | |
| Протокольное, корпоративное мероприятие — торжественные приемы, презентации | |
| Представление — театрализованное, цирковое, новогоднее |
Перечень форм культурно-массовых мероприятий вы можете самостоятельно расширить или сократить в зависимости от вида учреждения, спроса населения на подобные услуги, вашего государственного (муниципального) задания и от того, какие специалисты есть у вас в учреждении.
При этом помните: если ваше учреждение получает субсидию, в выборе форм мероприятий вы опираетесь на базовый перечень, который содержит гораздо меньше видов работ и услуг. В этом случае вам придется выбирать то, что включено в реестр и что финансирует учредитель. Другими словами, если учредителем выделены деньги на фестиваль, вы можете провести только фестиваль.
С чего начать готовить мероприятие
Соберите рабочую группу. Если за проведение мероприятия отвечает только ваше учреждение, скорее всего, состав рабочей группы либо уже определен внутренними локальными актами, например Положением о художественном совете, либо зависит от разовых поручений наиболее опытным сотрудникам. Как правило, в рабочую группу входят ответственные за:
— подготовку сценария или программы;
— приглашение артистов или других участников;
— рекламу и информационное обеспечение;
— техническое обеспечение;
— создание оформления, костюмов, грима;
— закупку материалов, призов;
— безопасность.
Если в мероприятии участвуют несколько учреждений, определите, за что будет отвечать каждый участник и какие ресурсы предоставит.
На первом заседании рабочей группы уточните цель мероприятия. Подумайте, что будет итогом: финансовая прибыль, увеличение числа посетителей, заинтересованность властей и общественности в деятельности учреждения и т.д. Это поможет вам наполнить мероприятие содержанием и правильно сориентировать ответственных исполнителей. Соотнесите сделанные выводы с целями и задачами учреждения, определенными в Уставе учреждения или Концепции развития.
На основании решений рабочей группы оформите поручение или издайте приказ в случае, если мероприятие является целевым и вы предполагаете, что его посетят 5000 и более человек. В изданном документе закрепите за каждым сотрудником обязанности и сроки выполнения поставленных задач. Предусмотрите ведение протокола заседаний рабочей группы по подготовке мероприятия.
Важно! Поручите сотрудникам сбор документов по мероприятию в отдельную папку: протоколов заседаний рабочей группы, приказов, распоряжений, договоров, инструкций, актов и т.д. Если нет возможности изъять из дела оригиналы нужных документов, поместите в папку копии. Так удобнее контролировать выполнение задач, оценить затраты на подготовку мероприятия — документы будут всегда под рукой. Расформировать папку лучше после того, как мероприятие состоится.
Что учесть на этапе подготовки сценария мероприятия
Распорядитесь, чтобы перед написанием подробного сценария сотрудник предоставил вам сценарный план. Из структуры плана вы поймете, потребуются ли дополнительные ресурсы: кадровые, финансовые, материальные и т.д. Предварительно определите, к кому будете обращаться за дополнительной помощью, на каких условиях вы согласны сотрудничать. Чтобы решать вопросы более детально, дождитесь готового сценария.
На этом этапе начните работу по обеспечению безопасности на мероприятии:
— пожарной;
— антитеррористической;
— физической.
Параллельно займитесь рекламой и приглашением специальных гостей.
Как уведомить органы исполнительной власти
Если мероприятие требует согласования с уполномоченным органом исполнительной власти, действуйте в рамках вашего регионального законодательства.
В каждом регионе установлены свои требования к порядку проведения массовых мероприятий. Обратитесь к распоряжению или постановлению о порядке организации и проведения массовых культурно-просветительных, театрально-зрелищных, спортивных и рекламных мероприятий, изданному в вашем регионе.
Правила и порядок уведомления о намерении провести массовое мероприятие в каждом регионе различаются. Вам важно понимать, кому направить такое уведомление и в какие сроки.
В уведомлении обычно указывают следующие сведения:
— название и цель мероприятия;
— форма его проведения;
— объект проведения массового мероприятия (вы указываете конкретные границы территории или адреса проведения мероприятия);
— дата, время начала и окончания;
— предполагаемое количество участников;
— какими формами и методами собираетесь обеспечить общественный порядок, противопожарную безопасности, организовать медицинскую помощь;
— как будете контролировать входящих и выходящих участников и предметы, которые они имеют при себе;
— какие звукоусиливающие технические средства будете использовать на мероприятии;
— как организуете работу стационарных или временных пунктов питания, торговлю сувенирами и другими товарами.
В уведомлении укажите ваши данные как организатора — фамилию, имя, отчество либо наименование организатора, номера телефонов. Укажите дату подачи уведомления и поставьте подпись.
Как рекламировать мероприятие
Даже хорошо подготовленное мероприятие может потерпеть фиаско, если на него не придут посетители. Поэтому, как только будет готов сценарный план, начинайте заниматься рекламой, а правильнее — информационным обеспечением мероприятия.
В учреждениях культуры, как правило, есть специалисты по рекламе или по связям с общественностью или те, кому эта работа вменяется в обязанность. Распорядитесь, чтобы ответственный сотрудник предоставил вам план рекламной кампании или медиаплан. Из плана вам будет понятно, какие потребуются средства, какие рекламные мероприятия вам лучше провести за счет партнеров или волонтеров.
Перед планированием рекламных действий сотрудники должны понимать категорию посетителей мероприятия. Это нужно как для эффективной адресной рекламы, так и для правильной маркировки рекламных материалов знаком информационной продукции.
Информационную продукцию закон определяет как продукцию СМИ, включая интернет-СМИ и сетевые издания, печатные издания,аудиовизуальную продукцию, информацию, распространяемую во время зрелищных мероприятий (п. 5 ст. 2 Закона от 29.12.2010 № 436-ФЗ «О защите детей от информации, причиняющей вред их здоровью и развитию»).
Учитывайте, что Закон № 436-ФЗ делит информацию на две группы:
— информацию «не для детей» — 18+, в формулировке закона — «информация, причиняющая вред здоровью и (или) развитию детей»;
— информацию, которую можно преподносить «не всем детям» — информация, распространение которой среди детей определенных возрастных категорий ограничено.
Всю информационную продукцию нужно маркировать специальным знаком: 0+, 6+, 12+, 16+, 18+. Размер знака — не менее 5% площади афиши или объявления. Обратите внимание, что такой же знак надо поместить на входном билете, приглашении, программах, объявлениях на сайте и т.д. (ст. 12 Закона № 436-ФЗ).
Внимание! За нарушение Закона о защите детей от информации, причиняющей вред их здоровью или развитию, вас могут оштрафовать на сумму до 30 тыс. руб. (ст. 6.17 КоАП РФ).
От точности понимания своей аудитории зависит и эффективность информационного сообщения. Поэтому ответственные за информационное обеспечение сотрудники должны описать вашего посетителя как можно полнее: где живет, пол, семейное положение, возраст, уровень дохода, чем занимается, его потребности и желания. Дайте задание свести все данные в удобную таблицу. Таблица поможет распределить рекламу по группам аудитории, определить приоритетные каналы коммуникации, доступные большинству потенциальных посетителей.
Используйте все имеющиеся у вас каналы коммуникации:
— информационное сообщение в виде новости, виджета, ссылки и т.п. на сайте учреждения с возможностью забронировать или купить билет;
— информирование в социальных сетях — «Инстаграм», «Фейсбук», «ВКонтакте», «Одноклассники», в том числе с возможностью платных сервисов (рекламы);
— e-mail и SMS-рассылки;
— флаеры, афиши, баннеры;
— промоутеры и распространители билетов и пр.;
— объявления в СМИ.
Отнеситесь к расходам на рекламу разумно, ведь она лишь один из многих факторов, влияющих на популярность мероприятия. Чтобы рассчитать рекламный бюджет, прикиньте приблизительный доход от мероприятия и определите, какой процент от каждого рубля дохода вы готовы истратить на рекламу. На практике расходы должны составить не более 5%, иначе мероприятие будет неэффективным.
Планируя работу с аудиторией, не упустите приглашения представителей СМИ и ВИП-персон. Составьте список заранее и передайте его ответственному по связям с общественностью.
Если собираетесь привлечь информационных партнеров, договоритесь с ними, до какого срока необходимо передать к публикации пресс-релизы, как представить информационного партнера на самом мероприятии.
Одновременно дайте задание специалисту обеспечить фото- и видеосъемку мероприятия. Это очень важно, поскольку за более крупными заботами часто упускают такой момент, как формирование архива.
Как обеспечить пожарную безопасность на мероприятии
Проверьте приказы о назначении ответственного за пожарную безопасность. Обычно в учреждении культуры таким ответственным назначают одного из руководителей структурного подразделения. Об этом сказано в п. 1.6 Правил пожарной безопасности для учреждений культуры РФ (ВППБ 13-01-94), утвержденных приказом Минкультуры России от 01.11.1994 № 736 (далее — Правила). Это может быть заместитель руководителя по хозяйственным вопросам или заместитель по охране труда и безопасности в учреждении.
Поручите ответственному за пожарную безопасность проверить наличие и актуальность необходимой документации:
— инструкции о мерах пожарной безопасности;
— плана эвакуации людей и ценностей.
И план, и инструкция должны размещаться на видном месте (п. 1.16 Правил).
Если ваше учреждение — это музей, картинная галерея или цирк, у вас должен быть план эвакуации экспонатов, животных и других ценностей (п. 1.17 Правил). Мероприятия в этом случае вы можете проводить только в специальном оборудованном помещении (п. 1.18 Правил).
Вместе с ответственным за пожарную безопасность разработайте план мероприятий. Проконтролируйте, чтобы план включал:
— инструктаж с билетерами и гардеробщиками по эвакуации зрителей в случае пожара;
— инструктаж с ответственными и участниками мероприятия;
— проверку помещений, проводки, огнетушителей, системы оповещения о пожаре и т.д.
Если предполагаете использовать готовые декорации, проверьте документы о противопожарной пропитке. Поручите сделать с них копии и поместить в специальную папку с документами о мероприятии.
Если декорации будут изготавливаться специально к событию, организуйте их пропитку противопожарными средствами. Это требование содержит п. 1.25 Правил. Для этого необходимо обратиться в специализированную организацию, у которой есть лицензия на деятельность по обеспечению пожарной безопасности зданий и сооружений. Выбирайте организации, у которых есть опыт проведения нужных вам работ. Не лишним будет посоветоваться с коллегами — руководителями учреждений культуры: возможно, они уже имели опыт сотрудничества с такими фирмами.
Организуйте пожарный пост на время репетиций и проведения мероприятия: обратитесь с письмом в местный орган противопожарной безопасности (п. 1.25 Правил). В письме укажите точный промежуток времени пребывания поста. Это необходимо для расчета стоимости услуг.
Предупредите ответственного за пожарную безопасность, чтобы пути эвакуации были расчищены, а запасные выходы в случае необходимости легко открывались.
Убедитесь лично, что пожарная безопасность обеспечена по всем требованиям Правил. Сделайте дополнительный контрольный осмотр здания непосредственно перед мероприятием.
Окончание в следующем номере