Какой толк в ускорении производства, если, например, договор с поставщиками согласуется неделями и не понятно, на каком сотруднике застопорился процесс? Или если процесс оплаты поставщикам растягивается на неопределенное время, из-за чего могут возникнуть перебои в поставках. Эти и другие задачи нам потребовалось решить в российском представительстве крупной производственной компании.
Эта международная компания в России открыла и поддерживает работу 11 производственных площадок. Сами предприятия производят комплектующие на продажу внешним контрагентам, но также осуществляют совместное производство. То есть детали с одного завода могут поступать на другой, где собираются в конечный продукт.
В головной компании уже была система для работы с документами. Однако она не отвечает российским нормативным требованиям. Если в Европе документ или договор, подписанный от руки и отсканированный, будет иметь юридическую значимость, то в России это будет просто картинка или фотография, с которой в случае конфликта в суд не пойдешь. Поэтому требовалась такая система работы с документами, которая бы обеспечила их юридическую значимость в соответствии с местным законодательством. Необходимо было учесть, что большинству сотрудников в российском сегменте удобнее работать на родном, русском языке. При этом топ-менеджмент компании работает и говорит в основном по-английски. Поэтому нужна была новая система, мультиязычный интерфейс которой обеспечил бы комфортную совместную работу всех сотрудников, говорящих на разных языках.
Также стояла задача не только хранить документы, но и организовать сквозные процессы по работе с документами, включая доверенности, договоры, счета. Если бухгалтерия работает в ERP-системе, отдел продаж фиксирует сделки в CRM, а производство управляется в MES-системах, то СЭД позволяет объединить данные и охватить общие процессы. Автоматизация функций бэк-офиса на производственных предприятиях ускоряет работу и делает ее прозрачной, отвечающей внутренним и внешним регламентам.