Особенно сложно решить эту задачу в компаниях, которые осуществляют проектные продажи, и в процессе реализации проект проходит много этапов и стадий. Для его завершения требуется задействовать разные функции, при этом границы полномочий, а соответственно и ответственности, разных сотрудников и отделов могут оказаться размытыми.
Например, моя компания ООО «Цифровые контрольные технологии» производит системы автоматизации внутрикорпоративной логистики — программно-аппаратные комплексы.
Для того чтобы реализовать данный проект на объекте автоматизации, необходимо обеспечить полное вовлечение всей команды. Разработано несколько практических инструментов, позволяющих выстроить эффективное взаимодействие отдельных сотрудников, в том числе понятный и принятый всей командой алгоритм работы с проектным решением. Он отражает ответственность сотрудников и дирекций на каждом этапе, позволяет фиксировать документы и действия, которые должен выполнить определенный сотрудник, чтобы передать проект в параллельную службу (рис. 1).
Корпоративная система управления проектами — автоматизированная система (в нашем случае — это Битрикс24), в которой создаются группы, ставятся задачи и подзадачи (в соответствии с планом-графиком производства работ), сроки выполнения задач, назначаются ответственные сотрудники, наблюдатели. Все задачи контролируются в онлайн-режиме и не зависят от удаленности сотрудников.
1. Определен состав проектной команды и его задачи, например:
- Руководитель проекта — это сотрудник, который является главным исполнителем проекта и несет ответственность за результат. В его задачи входит контроль ведения плана-графика работ и отражение (формирование) групп/проектов и задач в корпоративной системе.
- Исполнитель, который отвечает за отдельные этапы в проекте. Он определяется ответственным в задаче или подзадаче в корпоративной системе.
- Методолог проекта, который предоставляет независимые экспертные оценки по проекту, возможности его быстрой и качественной реализации, готовности текущего ПО и состава оборудования; определяет, насколько автоматизированный комплекс может реализовать алгоритм, а также сроки и стоимость по доработкам, изменениям в конфигурации (НИОКР). Также методолог может быть основным или дублирующим участником проектной группы, как исполнитель.