Оптимизация бизнес-процессов — это первоочередное, что нужно сделать в кризис, это то, что, как правило, спасает бизнес. Первое, с чего нужно начать, — это собрать и проанализировать основные показатели, нужно провести аудит бизнес-процессов, который даст объективную картину дел на предприятии. Аудит бизнес-процессов в организации может осуществляться в следующих формах:
— создание собственной службы по аудиту эффективности бизнес-процессов;
— аутсорсинг;
— косорсинг.
Внутренний аудит дает высшему звену управления организацией информацию о ее хозяйственной деятельности, способствует созданию высокоэффективной системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля, препятствующей возникновению нарушений, и подтверждает достоверность отчетов ее обособленных структурных подразделений.
В целом аудит начинается с описания процесса, который является объектом аудита. Однако описание процесса само по себе имеет специализированный характер. Каждый процесс обладает набором тактических и технических характеристик, для которых на схемах процесса не бывает места. Такие характеристики носят общий характер. Тем не менее наличие представления о таких характеристиках улучшает понимание процесса и приводит к формированию более качественных рекомендаций по улучшению процесса и системы внутреннего контроля.
Далее очень важно провести стратегическую сессию для собственников и топ-менеджеров, которая решает два вопроса:
— вырабатывает основную стратегию развития и создает дорожную карту;
— определяет направление работы управленческой сессии, где уже до среднего персонала доводятся стратегия, дорожная карта и создается подробный план развития предприятия со сроками, ресурсами, ответственными и т.д.
В настоящее время многие системы развития либо приостановлены, либо делаются по остаточному принципу, так как первое, на чем руководители предприятий начинают экономить в кризис, — это работа бизнес-консультантов и развитие персонала, и в этом, как мне кажется, главная ошибка. Многие бизнес-процессы на предприятиях имеют длительный цикл и требуют комплексного подхода, и сворачивание или даже приостановка могут свести на нет усилия многих лет работы. И вместе с тем те направления, которые можно оптимизировать, перевести на аутсорсинг, — руководители этого не делают. Как пример — работа бухгалтерии, которая может быть переведена на аутсорсинг и оптимизирована, но тогда чем будет командовать руководитель? В современном бизнесе на первое место выходит проектное управление, это значительно экономит ресурсы и повышает эффективность бизнес-процессов.