Письменные требования главбуха или другого лица, ведущего учет, обязательны для работников учреждения (Федеральный закон от 26.07.2019 №247-ФЗ).
Наладьте работу с подотчетными сотрудниками, чтобы не отвечать за ошибки в учете и отчетности, которые произошли по их вине (примечание 1.1 к ст. 15.11 КоАП). Например, если приняли к учету первичные документы, приложенные к авансовому отчету, с недостоверными данными. Ведь именно работник, который оформил первичку, обеспечивает ее достоверность и своевременную передачу в бухгалтерию (ч. 3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ). Но чтобы эта норма закона заработала, главбуху нужно грамотно организовать документооборот и заставить работников выполнять предписанные правила.
На практике наладить работу с документами непросто, так как большинство работников считают, что заполнять авансовые отчеты должна бухгалтерия. И никаких проблем не будет, если отчитаться, например, за командировку на неделю позже, чем требовалось. А кто-то думает, что ничего не произойдет, если приложить к авансовому отчету лишний чек. Как организовать работу и объяснить сотрудникам, что теперь они несут ответственность за нарушение правил документооборота, вы узнаете далее.
Зачастую учреждения выдают деньги под отчет на покупку материальных ценностей, необходимых для текущих хозяйственных нужд. В этом случае упорядочить учет помогут централизованные заявки. То есть когда у учреждения есть специализированная программа либо отдельный блок системы электронного документооборота, в котором сотрудники в оперативном режиме подают заявки на покупку каких-либо ценностей. Такие заявки акцептуются профильным руководителем и передаются для исполнения. Снабжением занимается отдельный специалист, другим работникам не надо отвлекаться на поиск и закупку необходимых материалов. Но чтобы этот способ работал эффективно, нужна высокая оперативность обработки заявок и не менее оперативная выдача денег под отчет. Поэтому во внутреннем документообороте пропишите время отклика и акцепта заявок, а также издайте приказ о возможности согласования профильным руководителем или заместителем руководителя по административно-хозяйственной части заявлений на выдачу подотчетных сумм.