В начале хотелось бы напомнить, что эффективность — это отдача от единицы затраченного ресурса. Разумеется, что отдачу следует максимизировать, а ресурсы — минимизировать. Под ресурсами, как правило, понимаются время, финансы, сотрудники. Отдача — это полученный результат. Но не настолько важен объем затраченных ресурсов, насколько опасна их потеря.
Например, время, впустую потраченное на выяснение каких-либо сведений или на разбирательства — кто прав, а кто виноват, кто и что должен был сделать, а кто чего не сделал.
Эффективное взаимодействие — это когда коммуникации между структурными подразделениями или их совместная работа дает больший результат или дает результат как таковой. И чтобы добиться эффективного взаимодействия, необходимо выстроить такую коммуникацию в принципе.
Наверняка многие из вас отмечали, что наиболее эффективная командная работа всех структурных подразделений, участвующих в решении той или иной задачи или реализации какого-либо проекта, происходит на совещании у генерального директора. Причиной тому является именно непосредственное присутствие генерального директора. Как правило, это происходит потому, что генеральный директор — единственный, кто точно понимает, какой результат нужен в итоге, и какие шаги необходимо предпринять, чтобы получить требуемый результат. Это значит, что директор не верно или не в полной мере разъяснил суть задачи, не распределил подзадачи между всеми участниками.
А чтобы работа подразделений эффективно строилась и за рамками таких совещаний, чтобы они эффективно взаимодействовали между собой и двигались в едином направлении к единой цели, должны быть выполнены несколько базовых условий:
Должна быть четко сформулирована общая задача.
Все должны ее понимать одинаково, а не трактовать по-своему: как кто понял или как кому выгодно понять.
Должен быть четко определен дедлайн.
Должны быть четко сформулированы задачи и объем участия каждого подразделения, задействованного в решении общей задачи.