Внутреннее расследование начинается с обращения свидетеля или потерпевшего. Расследование может начаться, даже если у заявителя нет не только прямых, но и косвенных доказательств. К примеру, дела о коррупции обычно начинаются с заявления лиц, которые считают то или иное поведение предполагаемого нарушителя подозрительным.
Как правило, комплаенс-юристы ведут расследования в информационных системах, где фиксируют прогресс расследования, хранят всю собранную информацию по делу, в том числе доказательства и финальный отчет.
На первом этапе из числа сотрудников комплаенса назначается lead investigator, то есть ведущий следователь. Ведущие следователи в большинстве случаев привлекают к расследованию ассистента, который помогает протоколировать опросы, может быть экспертом в определенном вопросе или тем, кто выражает альтернативную точку зрения, чтобы помочь следователю с разных сторон взглянуть на ситуацию. Обычно ассистентом во время расследования выступает другой сотрудник, который занимается комплаенсом, или юрист.
После начала расследования следователь принимает меры, чтобы сохранить доказательства. В большинстве случаев использует такую меру как litigation hold, то есть запрет осуществлять какие-либо манипуляции с электронной почтой, в том числе удалять и изменять информацию. Такая мера позволяет сохранить всю переписку в неизменном виде на период расследования.
Существуют и другие способы обеспечить доказательства. Например, используя права администратора можно ограничить возможность сотрудников удалять информацию из программного обеспечения. Еще одна возможная мера — запрет отчуждать или перемещать физические предметы, которые фигурируют в расследовании.
Собирать доказательства непросто из-за условностей и ограничений корпоративных расследований. Уличить сотрудника, например, во взяточничестве зачастую можно, только если он был пойман с поличным. Ключевыми доказательствами по делу обычно выступают протоколы опросов свидетелей, электронная переписка и документы.