В последние годы цифровизация охватила практически все сферы бизнеса, и управление персоналом не стало исключением. Внедрение кадрового электронного документооборота (КЭДО) становится важной частью стратегического развития компаний, которые стремятся оптимизировать процессы и взаимодействие с сотрудниками.
КЭДО — это комплексная система, позволяющая управлять, хранить и обрабатывать кадровые документы в цифровом формате. К ним относится любая документация, связанная с трудовыми отношениями: договоры, приказы о приеме на работу, увольнении, изменении условий труда и так далее.
Зачем переходить на кадровый ЭДО?
В первую очередь, использование КЭДО значительно экономит время и финансовые ресурсы компании на оформление, согласование и хранение документов. Кадровый ЭДО позволяет работать с ними из любой точки мира, где есть доступ к интернету, что особенно важно в условиях удаленной работы. При автоматизации процессов сокращается время на передачу документов, минимизируется риск задержек, и сотрудники могут уделить больше внимания стратегическим задачам.
Во-вторых, экономия достигается и за счет сокращения затрат на покупку бумаги, печать, доставку и хранение документов. В результате бизнес улучшает финансовую эффективность и вносит вклад в экологию.
Другим важным преимуществом является то, что цифровые технологии, в отличие от ручного оформления и бумажного хранения документов, минимизируют вероятность ошибок, неточного заполнения и потери документов. В КЭДО все процессы автоматизируются, при этом механизмы контроля позволяют отслеживать любые изменения в документации. Также система значительно упрощает доступ к архивным данным: сотрудники могут найти документы по различным параметрам, например, дате создания, типу документа или автору.
Кроме того, у современных систем КЭДО есть надежные средства защиты документации, которые снижают риски утечки конфиденциальной информации. Безопасность достигается за счет шифрования данных и системы аутентификации пользователей. Иными словами, доступ к документам получают только авторизованные пользователи.