Требования об обязательном формировании и ведении личных дел на работников трудовое законодательство не устанавливает. В то же время законодательство содержит ряд норм, в соответствии с которыми формирование и ведение личных дел обязательно в отношении некоторых категорий сотрудников, например государственных и муниципальных служащих (ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации», ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»)1. Поскольку в данном случае сотрудники бюджетного учреждения не относятся к такой категории лиц, ведение их личных дел осуществляется работодателем по его усмотрению.
Таким образом, ввиду отсутствия законодательного требования ведения личных дел работников государственных и муниципальных учреждений работодатель по своему усмотрению принимает решение о необходимости ведения личных дел. Аналогичного мнения придерживаются специалисты Роструда. Так, отвечая на вопрос о перечне документов, которые должны храниться в личном деле сотрудника образовательного учреждения, они заявляют, что нормами действующего законодательства не установлен перечень документов, которые в обязательном порядке должны быть в личном деле сотрудника. Перечень таких документов работодатель определяет самостоятельно (вопросы, размещенные на информационном портале Роструда «Онлайнинспекция.РФ»).
Однако любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу — субъекту персональных данных, признается персональными данными (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», далее — Закон № 152-ФЗ).
Ни нормами Трудового кодекса РФ, ни нормами Закона № 152-ФЗ не установлено прямого запрета на копирование работодателем документов, предоставляемых работником при приеме на работу и в процессе трудовой деятельности, а также на хранение работодателем копий этих документов. Однако поскольку копии паспортов сотрудников и членов их семьи, свидетельств о браке, документов об образовании содержат в себе информацию, относящуюся к определенным физическим лицам, обработка такой информации подчиняется требованиям Закона № 152-ФЗ. Следовательно, само по себе наличие у работодателя копий документов работников не нарушает законодательство, если работодателем соблюдаются требования законодательства, предъявляемые к сбору и хранению персональных данных работников.