Управление процессами — современная стратегия управления, рассматривающая деятельность компании как набор бизнес-процессов и предлагающая программные средства для их оптимизации. В идеале каждый бизнес-процесс должен делать конечный продукт более ценным для потребителя. Но многие владельцы бизнеса в своем стремлении увеличить эффективность процессов и максимально сократить издержки повторяют одну распространенную ошибку. В погоне за быстрыми результатами они начинают автоматизировать процессы «как есть», не решая текущие проблемы.
При таком подходе все существующие проблемы и потери, будь то избыточный контроль, дублирование действий или узкие места, просто переносятся в систему автоматизации. Результатом становится своего рода «автоматизированный хаос», который влечет за собой дорогостоящие и долгие корректировки уже внедренной системы.
Пример реализации
Государственный орган менял систему документооборота. Новая система значительно отличалась от предыдущей. В результате опытно-промышленной эксплуатации новой системы выяснилось, что она не отвечает требованиям пользователей. Процессы были проработаны не полностью, или не были проработаны вовсе.
При опытно-промышленной эксплуатации выяснилось, что часть критичных для деятельности органа реальных процессов не совместима с процессами системы. Например, не было возможности отзыва с согласования, а изменение состава комплекта документов возможно было только через его расформирование, которое осуществляется путем обращения в техподдержку.
При этом, к процессам, интегрированным в систему, подошли не со стороны процессной модели, отображающей процессы организации, а со стороны процессов, а по сути — действий/операций, выполняемых с различными типами документов. Такая ситуация привела к тому, что после проведения анализа и формирования предложений по оптимизации самих процессов практически любое предложение по оптимизации было связано с обращением к разработчику системы по вопросам ее доработки.