Согласно новой версии ISO 9001:2015, понятие «обязательная документированная процедура» заменяется на понятие «документированная информация», но, если разобраться в сути требований стандарта к системам менеджмента качества, обязательные документированные процедуры вовсе не отменились, произошла их небольшая «оптимизация».
Если говорить в целом, то есть обязательные требования к написанию СТО, регламентов (регулируемые федеральными законами), рекомендованные требования (например, как в случае стандартов серии ISO, но в большей степени «условно рекомендованные») и требования, установленные самой компанией во внутренних нормативных документах.
Говоря о стандартизации, я подразумеваю, что главная цель компании — выстроить оптимальную систему, чтобы компания не «утяжеляла» саму себя лишними документами, которые отнимают ресурсы, такие как время, и часто влияют на производительность и эффективность процессов (особенно при их взаимодействии).
В качестве примера могу привести наиболее распространенную ошибку: компании начинают внедрять систему менеджмента (качества, пищевой безопасности, охраны труда, безопасности, экологии, кайдзен) с разработки документации, но документ — это ведь всегда итог, все заканчивается документом, а не начинается с него!
Во избежание этой ошибки необходимо первоначально оценить текущий уровень стандартизации путем оценочного аудита (а в любой компании всегда в том или ином виде присутствует система менеджмента, соответственно, и система регламентирующей ее документации). Как правило, оценочный аудит касается:
— внешних и внутренних документов, регламентирующих написание отчетов, которые не требуются ни законодательно, ни по внутренней политике самой компании;
— внешних и внутренних документов, регламентирующих написание отчетов, которые не несут в себе цель снижения издержек и повышения эффективности;
— внешних и внутренних документов, регламентирующих написание отчетов, которые никак не влияют на процессы, непосредственно связанные с производством и качеством продукции или услуг.