Деление историко-культурного наследия Российской Федерации между тремя родственными фондами (Архивным, Музейным и Библиотечным) закреплено в законодательстве РФ и в подзаконных актах, регулирующих деятельность каждой из трех областей. Однако эти фонды не являются замкнутыми сущностями и распределяются между соответствующими организациями в различных пропорциях таким образом, что все три типа учреждений культуры хранят в своих собраниях ту или иную часть «непрофильного» фонда.
Эта особенность собраний и коллекций учитывалась во всех нормативных документах, регламентирующих деятельность архивов, музеев и библиотек в течение XX — начале XXI вв. Соответствующие «перекрестные» разделы отраслевых инструкций и правил по учету предметов историко-культурного наследия предполагали обязательные учет и описание таких «непрофильных» для типа данной организации объектов по правилам, соответствующим их природе, что, с одной стороны, создавало дополнительные хлопоты хранителям, а с другой — позволяло контролировать общее количество предметов каждого из упомянутых фондов.
В дополнение и развитие данного вопроса в разное время были разработаны и введены в действие различные нормативно-методические акты, вносившие уточнение в проведение подобной работы. Так, для учета документов Архивного фонда, хранящихся в составе коллекций музеев Всесоюзным научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) совместно с Государственным историческим музеем были разработаны «Правила работы музеев по учету и организации хранения письменных документов Государственного архивного фонда СССР» (утв. Минкультуры СССР, согласованы с Главархивом (ныне Федеральное архивное агентство). М., 1990); для архивных документов, хранящихся в библиотеках, — Главархивом совместно с Государственной библиотекой им. В.И. Ленина (ныне Российской государственной библиотекой) — «Правила учета документов Архивного фонда Российской Федерации, постоянно хранящихся в фондах библиотек системы Министерства культуры СССР» (утв. Минкультуры СССР и Главархивом СССР. М., 1991).