У «КСЭ» своя IT-система в компании, в нее интегрирован документооборот. Какие задачи решает внедрение электронного документооборота?
На государственном уровне стопроцентного перехода на электронный документооборот пока не произошло, поэтому в «КСЭ» применяется гибридная система, при которой используются в том числе и бумажные носители. Вся первичная документация, необходимая для предоставления в фискальные органы, хранится в привычном виде, а отсканированные копии размещаются в электронном архиве.
Крупные логистические компании работают с огромным количеством грузов, и скорость важна не только при организации процесса доставки, но и при обработке данных. Как следствие, наблюдается тенденция роста автоматизации процессов. Вместе с этим актуально объединение всей производственной и финансовой информации в рамках единой IT-платформы. «КСЭ» в своей деятельности использует аппаратно-программный комплекс «ЛИС AB.CARGO 5» — это совместная разработка нашей компании со специалистами «1С: Франчайзинг» на базе российского программного обеспечения «1С: Предприятие 8». Комплекс позволяет создать единую информационную среду для наших подрядчиков и клиентов. Все первичные документы обязательно отправляются на потоковое сканирование независимо от того, где и на какой стадии они зафиксированы. Потому что, если, например, говорить о накладной, ее целесообразно иметь в двух вариантах: первый — от отправителя с его подписью, второй — от получателя груза с подписью и печатью при завершении доставки.
Чтобы оцифровка проходила как можно быстрее, в нашей IT-системе предусмотрены специальные инструменты, позволяющие автоматизировать этот процесс. Все документы, создаваемые при поступлении нового заказа, имеют уникальные идентификаторы в виде специальных штрих-кодов. На любой стадии, когда на накладную ставится печать или подпись, она сканируется, попадает в автоматизированное хранилище, и специальный робот приступает к ее обработке. Он расшифровывает штрих-код и прикрепляет файл к соответствующему заказу. Причем новая скан-копия становится доступна очень быстро, всего через нескольких минут. Заказчики ее видят в своем личном кабинете на нашем сайте или автоматически в своей корпоративной системе.