Инвентаризация активов и обязательств в учреждениях является одним из наиболее эффективных методов контроля сохранности имущества и позволяет обеспечить достоверное отражение сведений в бухгалтерском учете и отчетности. Для учреждений она имеет дополнительный смысл, поскольку проводится под надзором государственных (муниципальных) органов и факты расхищения имущества могут привести к серьезным правовым последствиям. Инвентаризация проводится не только в отношении имущества, финансовых активов и обязательств, но и в отношении иных объектов бухгалтерского учета, в том числе имущество на ответственном хранении, в аренде или полученное для переработки, имущество, которое не учли по каким-либо причинам, но оно при этом находится на территории учреждения во время инвентаризации. Особенности инвентаризации активов и обязательств в бюджетных организациях рассмотрены в трудах И. Д. Деминой, Е. Н. Домбровской, М. Р. Зариповой, О. Е. Качковой, С. И. Опариной, А. Ю. Шихова и других ученых [5–10]. Однако правовые изменения предопределяют новые сферы данного исследования.
Необходимость проведения инвентаризации активов и обязательств определена в приказе Минфина России от 31.12.2016 № 260 н «Об утверждении федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора “Представление бухгалтерской (финансовой) отчетности”». В ст. 9 указано, что данные годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности должны быть подтверждены результатами инвентаризации активов и обязательств. Никакая автоматизация учетного процесса не в состоянии заменить полноценное проведение инвентаризации. Сегодня трудно рассчитывать на программный продукт, который в состоянии не только выявить фактическое наличие имущества, но и определить его физическое состояние, чтобы дать оценку такому имуществу. Программа может автоматизировать лишь отдельные этапы инвентаризации.
В приказе Минфина России от 31.12.2016 № 256 н «Об утверждении федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора “Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора”» в разделе 8 установлены основные требования к инвентаризации активов и обязательств. Основная суть процесса инвентаризации отражена в ст. 79: «При инвентаризации выявляется фактическое наличие активов и обязательств, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета». В ст. 80 указано, что порядок и срок проведения инвентаризации активов и обязательств устанавливаются субъектом учета в рамках формирования своей учетной политики, а также инвентаризация проводится в обязательных случаях.