Процесс сбора и подготовки информации для заполнения паспорта доступности позволяет музею по-новому присмотреться к себе, заметить те вещи, которые в повседневной работе внимания на себя не обращают. В результате этой работы появляется исчерпывающая, определенным образом структурированная информация, позволяющая сформировать цельное, комплексное представление о текущем состоянии дел.
Подготовка паспорта доступности — задача достаточно трудоемкая, но интересная. Справляться с ней крайне желательно своими силами, основным действующим звеном которых становятся прошедшие специальное дополнительное обучение сотрудники музея. Получение дополнительного профессионального образования в этой области сегодня сложности не представляет. В Эрмитаже в состав рабочей группы, занимающейся подготовкой паспорта доступности, в связи со значительным объемом и сложностью работ, включены представители нескольких служб и отделов, причем не только прошедшие специальную подготовку. Они осуществляют предварительный сбор информации, первичное обследование зданий музея, по завершении которого будет вынесено заключение с привлечением представителей общественных организаций инвалидов.
Уже в самом начале работы стало понятно, что принципы «универсального дизайна», подразумевающие полную доступность здания для всех категорий посетителей, в зданиях — памятниках архитектуры не могут быть соблюдены в полном объеме. В этой ситуации достижение уровня частичной доступности уже является хорошим результатом.
Наиболее сложно реализуемое направление — доступность для посетителей, пользующихся креслами-колясками. В этом отношении самым сложным из зданий Эрмитажа стал Дворец Меншикова одно из первых зданий Санкт-Петербурга. Значительно лучше ситуация в зданиях Главного музейного комплекса, в открывшемся после реконструкции Главном штабе, Реставрационно-хранительском центре «Старая Деревня», оснащенных пандусами, подъемными устройствами на лестницах, лифтами. Использование имеющихся вспомогательных устройств требует дополнительного времени и в конечном счете может показаться посетителю не вполне удобным, но их наличие обеспечивает главное — возможность прохода на основную экспозицию.