Созданный в далеком 1996 году музейный Госкаталог пережил за свою историю множество изменений. Задуманный когда-то как смелый и даже амбициозный проект по утверждению новой системы государственного учета предметов, входящих в состав Музейного фонда Российской Федерации, он долгие годы оставался скорее номинальной вывеской благих пожеланий Министерства культуры по совершенствованию управления музейными коллекциями. По-настоящему работающим инструментом Госкаталог стал только в 2015 году. Тогда у информационной системы, получившей статус федеральной и государственной (ФГИС), наконец-то возникла возможность прямой коммуникации и обратной связи с музеями. Переданные в автоматическом режиме сведения о музейных предметах с помощью использования музейных систем или вручную, через заполнение карточек в личном кабинете музея, теперь вместе с номерами государственного централизованного учета снова возвращались в музей. Это повысило доверие музейного сообщества к Госкаталогу и позволило привлечь к активной работе с системой музеи с разным уровнем технической оснащенности. В результате за семь лет существования последней версии системы объем ее базы данных увеличился в 10 раз — с 3,5 до 35 млн предметов.
Важнейшим фактором, который привел к интенсификации и актуализации деятельности музеев по работе с Госкаталогом, стало внесение изменений в Федеральный закон «О Музейном фонде в Российской Федерации и музеях в Российской Федерации», которые вступили в силу 1 января 2017 года. Закон окончательно утвердил статус Госкаталога как электронного учетного документа, придав ему статус второй ступени государственного (централизованного) учета, основой которой является номер музейного предмета в Государственном каталоге.
Важно отметить, что эти изменения были закреплены законодательно в очень важный, напряженный и ответственный для развития Госкаталога момент. В это время от некоторой части музейного сообщества звучали предложения по изменению идеологии Госкаталога, лишению его статуса электронной системы централизованного музейного учета и превращению исключительно в презентационный публичный интернет-портал, на который музеи смогут по своему желанию выкладывать информацию со своего собственного сайта. Эта идея в окончательном варианте закона была отвергнута. В результате всех правовых нововведений, утвержденных законом, с 1 апреля 2017 года в Госкаталоге начал действовать новый протокол обмена данными, который обеспечил техническую реализацию норм серьезно обновленного закона и предоставил музеям реальный работающий механизм обмена данными.